Gestionale su misura per PMI
Un software costruito attorno a come lavora la tua azienda, non il contrario. Te lo spieghiamo da imprenditore a imprenditore: cos'è, quando conviene e come lo costruiamo.
Cos'è un gestionale su misura.
Un gestionale su misura è un software che nasce dal modo in cui lavora la tua azienda. Non parti da un menu di funzioni decise da qualcun altro e poi ti chiedi come far entrare i tuoi processi: parti dai tuoi processi e costruisci il software che li segue.
In pratica vuol dire avere in un unico sistema quello che oggi sta sparso tra il programma di fatturazione, i fogli Excel, i quaderni dei tecnici, i messaggi su WhatsApp e la testa di due o tre persone che «sanno come si fa». Preventivi, ordini, interventi, magazzino, fatture, scadenze: le stesse informazioni, inserite una volta sola, che ciascuno vede dal proprio ruolo.
«Su misura» non vuol dire complicato, né costruito da zero a ogni progetto. Ogni gestionale Yourgest parte da una base amministrativa solida e si completa con i moduli che servono davvero alla tua attività. Il resto lo disegniamo insieme.
Quando conviene rispetto a un pacchetto.
Non ti diremo che il su misura è sempre la risposta giusta. Un pacchetto già pronto va benissimo quando i tuoi processi sono quelli standard: costa meno all'inizio e si attiva in fretta. Il su misura comincia a convenire quando il software ti obbliga a lavorare in modo diverso da come lavori.
Un pacchetto standard basta se…
- fatturi, tieni l'anagrafica clienti e poco altro;
- i tuoi processi sono quelli che il software prevede;
- non devi collegare più reparti o persone che lavorano fuori sede.
Il su misura conviene se…
- hai un foglio Excel parallelo al gestionale per tenere traccia di ciò che il software non gestisce;
- lavori con lotti, commesse, interventi, contratti ricorrenti o agenti sul territorio;
- perdi ore a riscrivere gli stessi dati in posti diversi;
- vuoi che il software si adatti al tuo modo di lavorare, e non il contrario.
Se non sai da che parte stai, è normale. Ne parliamo nel primo incontro, che è gratuito: se un pacchetto ti basta, te lo diciamo. Per un confronto più ampio leggi gestionale su misura o standard: come scegliere.
Come lavoriamo, passo dopo passo.
Il metodo è lo stesso con ogni cliente, perché non ci piacciono le sorprese: né per te né per noi.
- 01
Primo incontro gratuito
Ci racconti come lavori: cosa fai ogni giorno, dove perdi tempo, cosa vorresti che andasse da solo. Niente questionari da compilare, nessun impegno.
- 02
Preventivo scritto
Prima di firmare qualsiasi cosa ricevi un preventivo che descrive in italiano cosa costruiamo, in quanto tempo e a che costo. Nessun contratto prima del preventivo.
- 03
Progettazione con prototipi
Disegniamo insieme i flussi di lavoro e ti mostriamo prototipi. Correggere un dettaglio adesso costa quasi niente, a lavori finiti costa molto.
- 04
Sviluppo con aggiornamenti
Lavoriamo a tappe e ti mostriamo le parti man mano che sono pronte. Se emerge qualcosa che non avevamo previsto, lo sai subito.
- 05
Collaudo sul campo
Proviamo il sistema con i tuoi dati e con le persone che lo useranno, dentro i flussi reali, prima di partire davvero.
- 06
Affiancamento
Ti seguiamo nelle prime settimane e formiamo il tuo team. Poi il gestionale cresce con la tua azienda, senza ricominciare da capo.
Chi ti risponde è chi costruisce il software. Non c'è un commerciale che promette e un reparto tecnico che scopre dopo che cosa ha promesso: parli con persone che conoscono i numeri di un'azienda perché ne hanno una. Il racconto completo è nell'articolo come nasce un gestionale su misura.
Il costo di un gestionale su misura.
Dipende da ciò che serve alla tua azienda. Per questo non pubblichiamo un listino: due imprese non hanno mai bisogno della stessa cosa, e un prezzo uguale per tutti sarebbe troppo alto per qualcuno e troppo basso per qualcun altro.
Dopo il primo incontro ricevi un preventivo scritto, con le funzionalità, i tempi e il costo. Lo leggi con calma, ci fai tutte le domande che vuoi e decidi. Se qualcosa cambia lungo la strada, lo rinegoziamo insieme, senza clausole nascoste.
Cosa include ogni gestionale.
Ogni progetto parte dalle funzioni amministrative che qualunque azienda deve avere, già integrate tra loro. Non devi comprarle una per una: sono il punto di partenza su cui costruiamo il resto.
Fatturazione elettronica
Attiva e passiva, nata dal preventivo o dall'ordine già inseriti.
Clienti e CRM
Una sola scheda per anagrafica, storico, preventivi e comunicazioni.
Magazzino
Carichi, scarichi, giacenze e soglie di riordino in tempo reale.
Dashboard e report
Fatturato, ordini aperti e crediti chiari, senza aprire Excel.
Poi aggiungiamo quello che serve a te.
Sopra la base montiamo i moduli per i processi che i pacchetti non coprono: interventi e assistenza, rapportini dal telefono, forza vendita e provvigioni, cantieri e commesse.
Fatturazione elettronica
Dal 2019 la fattura elettronica tra imprese passa dal Sistema di Interscambio (SdI). Per molte PMI questo ha voluto dire un programma in più, un portale in più e un file in più da gestire a parte. Nel gestionale che costruiamo, invece, la fattura è l’ultimo passaggio di un flusso che hai già compilato: ordine, DDT, intervento, contratto.
Scopri il modulo →CRM e gestione clienti
Quando ti chiama un cliente, quante cartelle e quanti file devi aprire per sapere chi è, cosa ha ordinato, cosa gli hai promesso e cosa ti deve? Se la risposta è «dipende da chi risponde al telefono», il problema non è la memoria dei tuoi collaboratori: le informazioni sono sparse.
Scopri il modulo →Magazzino e inventario
Un magazzino gestito bene è quello in cui il numero sul gestionale coincide con quello sugli scaffali. Succede raramente quando i carichi si registrano a fine giornata, gli scarichi a memoria e l’inventario a fine anno con un foglio di calcolo.
Scopri il modulo →Dashboard e report
Quanto hai fatturato questo mese rispetto allo stesso periodo dell’anno scorso? Quanto devi ancora incassare e da chi? Quali commesse stanno consumando più ore di quante ne hai preventivate? Se per rispondere devi unire tre esportazioni, il problema non sei tu.
Scopri il modulo →Gestione interventi e assistenza
Un cliente chiama perché la caldaia non parte. Chi risponde annota su un foglio, poi sul calendario, poi telefona al tecnico, che a sua volta deve ricordarsi cosa ha già fatto l’ultima volta. Ogni passaggio è un punto in cui qualcosa si può perdere.
Scopri il modulo →Rapportini digitali
Il rapportino cartaceo ha un problema semplice: finisce sul cruscotto del furgone, in una tasca o in un cassetto, e arriva in ufficio due giorni dopo, con una grafia che nessuno decifra. Quando arriva, è tardi per correggere un errore e per fatturare in tempo.
Scopri il modulo →Forza vendita e provvigioni
Gli ordini arrivano per telefono, per WhatsApp, via email, scritti su un blocchetto. A fine mese l’ufficio ricostruisce chi ha venduto cosa, calcola le provvigioni su un foglio condiviso e ogni tanto qualcuno contesta una cifra. È un lavoro che si può togliere dalle spalle di tutti.
Scopri il modulo →Gestione cantieri e commesse
In edilizia un cantiere può sembrare in utile fino a quando non si fanno i conti: ore del personale, noli, materiali, subappalti, varianti. Se queste voci si trovano in posti diversi, il margine vero si scopre a lavori finiti, quando non si può più correggere nulla.
Scopri il modulo →Ogni settore ha le sue procedure.
Una ditta di termoidraulica, un'azienda ittica e un'impresa edile non fanno lo stesso lavoro, e nemmeno il loro gestionale dovrebbe essere uguale.
Azienda ittica
Chi lavora il pesce vive di ritmi stretti: la merce arriva la mattina presto, si prepara, si consegna in giornata e il giorno dopo si ricomincia. In mezzo ci sono lotti da registrare, prezzi che cambiano ogni giorno, clienti della ristorazione che ordinano all’ultimo e DDT da emettere in fretta. Un gestionale generico non conosce nessuna di queste cose.
Servizi in abbonamento
Se vendi servizi in abbonamento (manutenzioni, canoni, licenze, assistenza, noleggi, iscrizioni) il tuo lavoro ruota attorno a una domanda: cosa scade, con chi e quando devo fatturarlo? Quando i contratti sono pochi lo si tiene a mente. Quando diventano centinaia, con scadenze, listini e condizioni diverse, serve un sistema che lo faccia al posto tuo.
Termoidraulica
Un’impresa termoidraulica lavora su due fronti: le installazioni, con i loro cantieri, e l’assistenza, con una quantità di interventi piccoli e imprevedibili. In mezzo ci sono le manutenzioni periodiche delle caldaie, dei condizionatori e degli impianti dei clienti, che nessuno vuole dimenticare.
Edilizia
In un’impresa edile i numeri veri stanno nei cantieri: quante ore sono state lavorate, quali materiali sono arrivati, quanto hanno fatturato i subappaltatori, a che punto è l’avanzamento rispetto al preventivo. Quando queste informazioni si trovano in posti diversi (foglio ore, bolle, fatture, computo) il margine di un lavoro si capisce solo a cantiere chiuso.
Ingrosso e distribuzione
Chi fa distribuzione sposta merce: la compra, la stocca, la vende a clienti che hanno listini e abitudini diverse e la consegna con i propri mezzi o con corrieri. Il margine si gioca su pochi punti percentuali e un errore ripetuto cento volte pesa molto: un prezzo sbagliato, una giacenza non aggiornata, una consegna dimenticata.
Produzione e manifattura
Una piccola azienda manifatturiera ha spesso un problema che nessun programma generico risolve bene: le sue lavorazioni sono diverse da quelle di chiunque altro. Un ordine passa per tre reparti, un componente arriva da un terzista, un prodotto ha varianti che cambiano tempi e materiali. Ogni azienda ha il suo percorso, e se il gestionale non lo conosce, il percorso si ricostruisce su fogli e lavagne.
Agenti e rappresentanze
Chi lavora con una rete di agenti o gestisce una rappresentanza ha due esigenze che si intrecciano: raccogliere gli ordini senza perdere tempo in trascrizioni e avere sempre chiaro quanto spetta a chi. Quando gli ordini arrivano da blocchetti, WhatsApp e telefonate, e le provvigioni si calcolano a fine mese su un foglio, il margine d’errore è alto e il tempo dell’ufficio sparisce.
Assistenza tecnica e impianti
Chi fa assistenza tecnica vende fiducia: il cliente chiama, il tecnico arriva, risolve e il cliente si ricorda di come è andata. Dietro c’è un lavoro organizzativo fatto di richieste da smistare, tecnici da assegnare, ricambi da avere nel furgone e contratti di manutenzione da rispettare. Quando tutto passa da telefonate e fogli, basta un’assenza o un’ora di traffico per far saltare i conti.
Cosa cambia in pratica.
Azienda ittica all’ingrosso: lotti, DDT e fatturazione differita in un solo flusso
L’azienda serve ristoranti, pescherie e piccola distribuzione con consegne quotidiane. I lotti si registravano su un quaderno e su un foglio di calcolo, i prezzi del giorno venivano comunicati a voce e i DDT preparati in magazzino venivano ricopiati in ufficio per la fatturazione. A fine mese due persone dedicavano più giorni a raccogliere i DDT e comporre le fatture differite, e ricostruire a chi fosse andato un lotto richiedeva una ricerca tra documenti cartacei.
- tempo di preparazione dei DDT
- −60%
- per la fatturazione differita di fine mese
- 3 giorni → 1
Servizi in abbonamento: contratti, rinnovi e fatture ricorrenti senza fogli di calcolo
L’azienda gestisce alcune centinaia di contratti di servizio con scadenze, importi e condizioni di rinnovo diversi. Le date stavano in un foglio di calcolo aggiornato da una sola persona e le fatture dei canoni si compilavano a mano ogni mese. Qualche rinnovo sfuggiva, alcune disdette si scoprivano a fatture già emesse e i solleciti partivano quando l’amministrazione trovava il tempo di controllare gli incassi.
- tempo per la fatturazione dei canoni
- −70%
- per controllare e inviare le fatture ricorrenti del mese
- 1 mattina → 30 minuti
Impresa termoidraulica: interventi pianificati e rapportini firmati sul tablet
L’impresa ha una squadra di tecnici che ogni giorno fa interventi di assistenza e manutenzioni periodiche. Le richieste arrivavano da più telefoni e si annotavano su fogli, i rapportini cartacei tornavano in ufficio a fine settimana e le scadenze dei controlli ai generatori stavano in un registro. La fatturazione degli interventi slittava di giorni e qualche ricambio usato non veniva mai addebitato.
- tra intervento e fattura emessa
- 5 giorni → 1
- tempo di amministrazione dedicato ai rapportini
- −50%
Zone servite.
La nostra sede commerciale è a San Donà di Piave, in provincia di Venezia, e lavoriamo con aziende di tutto il Veneto e del Friuli. Ci vediamo nella tua azienda o nella nostra sede, oppure da remoto: per quasi tutte le fasi del progetto una videochiamata con lo schermo condiviso basta e avanza.
Scegli la tua provincia per vedere come lavoriamo con le imprese del territorio.
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Quello che ci chiedono di più.
Quanto costa un gestionale su misura?
Dipende da cosa deve fare, e per questo non mettiamo un prezzo uguale per tutti. Il costo si forma sul perimetro del progetto: quali funzioni servono, quanti processi particolari ci sono, quanti dati da importare, quante persone lo useranno. Dopo il primo incontro ti mandiamo un preventivo scritto, con le funzioni descritte in italiano, cosa è incluso e cosa no. Il primo incontro è gratuito e senza impegno.
Come funziona il primo incontro e cosa succede dopo?
Il primo incontro è una chiacchierata tra imprenditori, gratuita e senza impegno, in sede a San Donà di Piave, da te o in videochiamata. Ci racconti come lavori, dove perdi tempo e cosa vorresti automatizzare. Dopo ti inviamo un preventivo scritto. Se lo accetti, si passa alla progettazione con prototipi, poi allo sviluppo, al collaudo sul campo e all’affiancamento. Nessun contratto viene firmato prima del preventivo.
Il software e i dati restano di mia proprietà?
Clienti, articoli, documenti e fatture sono i tuoi dati. Il modo in cui puoi riaverli in un formato utilizzabile, per esempio per passare a un altro sistema o per il tuo commercialista, lo scriviamo nel contratto. Per quanto riguarda il software, le condizioni su proprietà, licenza e uso del codice vengono scritte nel preventivo e nel contratto, prima di cominciare. Preferiamo che ogni aspetto sia chiaro in anticipo, senza clausole da scoprire dopo.
Posso importare i dati che ho già in Excel o nel mio gestionale attuale?
Sì. Partiamo dai file che hai (Excel, esportazioni del programma attuale, elenchi di clienti, articoli, listini, giacenze), li ripuliamo da duplicati e dati incompleti e li carichiamo prima dell’avvio. Così il primo giorno di utilizzo trovi già i tuoi dati e non devi ricominciare da zero. Dove l’archivio è disordinato ti aiutiamo a decidere cosa tenere: solo tu sai quali informazioni sono giuste.
Il gestionale gestisce la fatturazione elettronica e lo SdI?
Sì. La base amministrativa comprende fatturazione elettronica attiva e passiva: le fatture partono dal gestionale verso il Sistema di Interscambio, gli esiti tornano sul documento e le fatture dei fornitori vengono importate e abbinate. La fattura nasce da ordini, DDT, interventi o contratti già registrati, senza ridigitare i dati. Le regole particolari del tuo modo di fatturare le concordiamo prima di sviluppare, insieme al tuo commercialista se serve.
Quanto tempo ci vuole per avere il gestionale in uso?
Dipende dalla dimensione del progetto, e non vogliamo darti un numero che poi non rispettiamo. In generale, un gestionale con una base amministrativa e uno o due moduli su misura richiede alcuni mesi tra progettazione, sviluppo e collaudo. I tempi stimati compaiono nel preventivo, voce per voce. Se il progetto è grande si può partire con una prima parte e aggiungere gli altri moduli in seguito.
Parliamo del tuo gestionale.
Il primo incontro è gratuito e senza impegno. Ci racconti come lavori, ti diciamo con franchezza se possiamo aiutarti.
Richiedi preventivoOppure chiamaci al +39 0421 198 0025 o scrivici su WhatsApp.