Dashboard e report: i numeri della tua azienda, senza Excel
Quanto hai fatturato questo mese rispetto allo stesso periodo dell’anno scorso? Quanto devi ancora incassare e da chi? Quali commesse stanno consumando più ore di quante ne hai preventivate? Se per rispondere devi unire tre esportazioni, il problema non sei tu.
Le dashboard che costruiamo leggono direttamente i dati del gestionale: fatture, ordini, magazzino, interventi, cantieri. Non c’è nulla da esportare né da aggiornare. Decidiamo con te quali sono i cinque o sei numeri che guardi davvero ogni mattina e li mettiamo in una schermata, con la possibilità di scendere nel dettaglio quando qualcosa non torna.
Le funzionalità.
Cruscotto del titolare
Una schermata con fatturato del periodo, ordini aperti, crediti da incassare, scadenze della settimana e attività in ritardo. Pensata per i numeri che controlli ogni mattina, non per fare scena.
Confronto tra periodi
Mese su mese, trimestre su trimestre, anno su anno. Vedi subito se stai crescendo, dove e rispetto a cosa, senza costruire grafici a mano.
Dettaglio a un clic
Da un numero si scende alle fatture, ai clienti o agli ordini che lo compongono. Se il fatturato di un cliente è calato, vedi cosa non ha più ordinato.
Report per cliente, prodotto, agente o commessa
Chi sono i clienti che pesano di più, quali articoli girano meno, quanto vende ogni agente, quanto rende ogni cantiere. Le viste le scegliamo sulle domande che ti poni davvero.
Margini e costi
Se il gestionale conosce i costi (acquisti, ore, materiali), puoi vedere quanto resta su una commessa, un intervento o un cliente. Il livello di dettaglio dipende da quanto vuoi registrare.
Crediti e scadenzario
Quanto devi incassare, quanto devi pagare, con quale scadenza. Una vista unica per prevedere la cassa del mese senza aprire il conto in banca tre volte.
Report programmati e inviati
Ricevi il riepilogo settimanale per email, oppure lo inoltri ai soci. Alcuni report possono essere esportati in Excel se il tuo commercialista lo preferisce.
Permessi per ruolo
Il responsabile commerciale vede le vendite, l’amministrazione i crediti, il titolare tutto. Nessuno vede numeri che non devono girare.
Ti serve se ti riconosci qui.
- Chi prepara ogni mese a mano un file di Excel riunendo i dati da più fonti.
- Chi non riesce a rispondere in tempo reale a domande semplici sul proprio fatturato e sui propri crediti.
- Chi ha agenti o più sedi e vuole confrontare i risultati senza chiedere i numeri a ciascuno.
- Chi vuole sapere se una commessa o un cliente è davvero redditizio, non solo se fattura.
- Chi vuole controllare l’azienda anche quando non è in ufficio.
Come lavoriamo.
- 01
Ci dici le domande, non i grafici
Partiamo da cosa vorresti sapere ogni giorno, ogni settimana e a fine mese. Da quelle domande ricaviamo i numeri da mostrare.
- 02
Prototipo e verifica sui tuoi dati
Ti mostriamo una bozza della dashboard con numeri tuoi, così controlli che coincidano con quelli che conosci. Se qualcosa non torna lo scopriamo subito.
- 03
Si evolve con te
Dopo qualche settimana di utilizzo capita di accorgersi che manca un numero o che un altro non serve. La dashboard si ritocca, non si rifà da capo.
Settori in cui lo costruiamo.
Ingrosso e distribuzione
Chi fa distribuzione sposta merce: la compra, la stocca, la vende a clienti che hanno listini e abitudini diverse e la consegna con i propri mezzi o con corrieri. Il margine si gioca su pochi punti percentuali e un errore ripetuto cento volte pesa molto: un prezzo sbagliato, una giacenza non aggiornata, una consegna dimenticata.
Agenti e rappresentanze
Chi lavora con una rete di agenti o gestisce una rappresentanza ha due esigenze che si intrecciano: raccogliere gli ordini senza perdere tempo in trascrizioni e avere sempre chiaro quanto spetta a chi. Quando gli ordini arrivano da blocchetti, WhatsApp e telefonate, e le provvigioni si calcolano a fine mese su un foglio, il margine d’errore è alto e il tempo dell’ufficio sparisce.
Edilizia
In un’impresa edile i numeri veri stanno nei cantieri: quante ore sono state lavorate, quali materiali sono arrivati, quanto hanno fatturato i subappaltatori, a che punto è l’avanzamento rispetto al preventivo. Quando queste informazioni si trovano in posti diversi (foglio ore, bolle, fatture, computo) il margine di un lavoro si capisce solo a cantiere chiuso.
Servizi in abbonamento
Se vendi servizi in abbonamento (manutenzioni, canoni, licenze, assistenza, noleggi, iscrizioni) il tuo lavoro ruota attorno a una domanda: cosa scade, con chi e quando devo fatturarlo? Quando i contratti sono pochi lo si tiene a mente. Quando diventano centinaia, con scadenze, listini e condizioni diverse, serve un sistema che lo faccia al posto tuo.
Produzione e manifattura
Una piccola azienda manifatturiera ha spesso un problema che nessun programma generico risolve bene: le sue lavorazioni sono diverse da quelle di chiunque altro. Un ordine passa per tre reparti, un componente arriva da un terzista, un prodotto ha varianti che cambiano tempi e materiali. Ogni azienda ha il suo percorso, e se il gestionale non lo conosce, il percorso si ricostruisce su fogli e lavagne.
Quello che ci chiedono di più.
Quali numeri possono comparire nella dashboard?
Tutto ciò che il gestionale conosce: fatturato, ordini, margini, crediti, giacenze, interventi aperti, ore lavorate, avanzamento delle commesse. Il principio è semplice: se il dato viene registrato, può essere mostrato. Se un numero che ti interessa non è oggi registrato da nessuna parte, lo scopriamo in analisi e ti diciamo cosa servirebbe per averlo.
I dati sono aggiornati in tempo reale?
La dashboard legge i dati del gestionale nel momento in cui la apri, quindi riflette quello che è stato registrato fino a quel momento. Se un collega emette una fattura o chiude un intervento, il numero cambia. Per questo la qualità dei report dipende dalla puntualità con cui il team registra le attività: ti aiutiamo a rendere la registrazione veloce e naturale.
Posso consultare i report dal telefono?
Sì. Il gestionale si apre da browser anche su smartphone e tablet, e la dashboard si adatta allo schermo. Puoi controllare crediti, ordini e interventi del giorno dal telefono, anche fuori sede. Se serve una vista ancora più essenziale per il telefono, la disegniamo apposta con i soli numeri che ti servono in quel momento.
Posso esportare i report in Excel?
Sì, per i report in cui ha senso: elenchi di fatture, scadenzari, vendite per cliente o per prodotto. Resta utile quando il commercialista o un socio vuole elaborare i numeri per conto proprio. La differenza è che l’esportazione parte da dati aggiornati e corretti, non da un file che qualcuno ha ricopiato a mano.
Se cambio idea su cosa mostrare, si può modificare?
Sì. Le dashboard si fanno evolvere: dopo qualche settimana di utilizzo è normale accorgersi che un numero è inutile e che ne manca un altro. Le modifiche si concordano come tutto il resto, con una stima chiara. Se si tratta di piccoli ritocchi, di solito sono interventi rapidi, perché i dati di partenza sono già nel gestionale.
Parliamo del tuo gestionale.
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