Gestione interventi e assistenza: dal telefono alla fattura
Un cliente chiama perché la caldaia non parte. Chi risponde annota su un foglio, poi sul calendario, poi telefona al tecnico, che a sua volta deve ricordarsi cosa ha già fatto l’ultima volta. Ogni passaggio è un punto in cui qualcosa si può perdere.
Nel modulo interventi la richiesta diventa una scheda: cliente, indirizzo, impianto, problema, priorità. La pianifichi in agenda, la assegni a un tecnico, e a lavoro finito il materiale usato e le ore passano alla fatturazione. Lo storico per cliente e per impianto resta sempre consultabile, così chi arriva sa già cosa è stato fatto in passato.
Le funzionalità.
Richiesta di intervento
Dalla telefonata o dalla mail nasce una scheda con cliente, sede, impianto, descrizione del guasto e urgenza. Basta un minuto, e da quel momento l’intervento è tracciato.
Agenda e assegnazione dei tecnici
Vedi su calendario chi è libero, chi è già impegnato e dove. Assegni l’intervento e il tecnico lo trova sul proprio telefono, con indirizzo, descrizione e storico.
Storico per cliente e per impianto
Ogni impianto (una caldaia, una macchina, un condizionatore) ha la sua storia: interventi fatti, ricambi sostituiti, anomalie ricorrenti. Chi arriva non parte da zero.
Manutenzioni programmate
Per gli impianti con controlli periodici il sistema genera in automatico gli interventi alla scadenza, li propone in agenda e avvisa il cliente. Non dipende più da chi si ricorda di guardare il quaderno.
Materiali e ricambi usati
I ricambi usati si scaricano dal furgone o dal magazzino direttamente dal rapportino. In ufficio vedi cosa va reintegrato e cosa va addebitato al cliente.
Ore e costi dell’intervento
Ore di lavoro, trasferta e materiali si sommano sulla scheda secondo le regole di tariffazione che hai deciso, comprese le tariffe diverse per tipo di cliente.
Dall’intervento alla fattura
Gli interventi chiusi e rapportinati si fatturano in blocco, oppure uno a uno. Non devi più cercare i fogli firmati per capire cosa mettere in fattura.
Interventi in garanzia o a contratto
Il sistema riconosce se un impianto è coperto da garanzia o da un contratto di manutenzione e propone di non addebitare l’intervento, o di addebitarlo secondo le condizioni previste.
Ti serve se ti riconosci qui.
- Idraulici, termoidraulici, frigoristi, elettricisti e installatori che hanno tecnici sul campo ogni giorno.
- Chi tiene l’agenda degli interventi su carta, su Excel o su un calendario condiviso che nessuno aggiorna davvero.
- Chi gestisce manutenzioni periodiche con scadenze diverse per ogni impianto.
- Chi ha difficoltà a ricostruire cosa è stato fatto su un impianto negli anni passati.
- Chi perde ore ogni mese a incrociare fogli di lavoro, ricambi e fatture.
Come lavoriamo.
- 01
Seguiamo un intervento dall’inizio alla fine
Ci fai vedere come arriva una richiesta, chi la prende in carico, cosa si annota e come si arriva alla fattura. Da lì ricaviamo i passaggi che il software deve ricalcare.
- 02
Parliamo con i tecnici, non solo con l’ufficio
Chi usa lo schermo sul campo ha esigenze diverse da chi sta alla scrivania. Le raccogliamo in fase di progettazione e le testiamo con prototipi sul telefono.
- 03
Collaudo sul campo
Prima di partire per intero si prova con alcuni tecnici e interventi reali, e si sistema quello che nella pratica non funziona come sulla carta.
Settori in cui lo costruiamo.
Termoidraulica
Un’impresa termoidraulica lavora su due fronti: le installazioni, con i loro cantieri, e l’assistenza, con una quantità di interventi piccoli e imprevedibili. In mezzo ci sono le manutenzioni periodiche delle caldaie, dei condizionatori e degli impianti dei clienti, che nessuno vuole dimenticare.
Assistenza tecnica e impianti
Chi fa assistenza tecnica vende fiducia: il cliente chiama, il tecnico arriva, risolve e il cliente si ricorda di come è andata. Dietro c’è un lavoro organizzativo fatto di richieste da smistare, tecnici da assegnare, ricambi da avere nel furgone e contratti di manutenzione da rispettare. Quando tutto passa da telefonate e fogli, basta un’assenza o un’ora di traffico per far saltare i conti.
Servizi in abbonamento
Se vendi servizi in abbonamento (manutenzioni, canoni, licenze, assistenza, noleggi, iscrizioni) il tuo lavoro ruota attorno a una domanda: cosa scade, con chi e quando devo fatturarlo? Quando i contratti sono pochi lo si tiene a mente. Quando diventano centinaia, con scadenze, listini e condizioni diverse, serve un sistema che lo faccia al posto tuo.
Quello che ci chiedono di più.
Il gestionale interventi funziona sul telefono del tecnico?
Sì. Il tecnico apre dal proprio smartphone o tablet la lista degli interventi assegnati, con indirizzo, descrizione, storico dell’impianto e contatti del cliente. A lavoro finito compila la scheda e il rapportino sul posto. Quello che vede è pensato per essere veloce: poche informazioni, grandi e chiare, adatte a chi sta lavorando e non può perdere tempo tra le schermate.
Come si gestiscono le manutenzioni periodiche?
Per ogni impianto si imposta la periodicità del controllo. Alla scadenza il gestionale genera la proposta di intervento, la mette in agenda e ti ricorda di avvisare il cliente. Se il cliente ha un contratto di manutenzione, l’intervento viene collegato al contratto e alla sua fatturazione. Così non dipende più da una persona che si ricorda di guardare il registro.
Posso tenere lo storico degli impianti dei miei clienti?
Sì. Ogni impianto ha la sua scheda: dati identificativi, data di installazione, interventi eseguiti, ricambi sostituiti, note e foto. Quando il tecnico arriva sul posto la scheda è già a portata di mano. Se hai già un archivio in Excel o su carta, lo importiamo o lo carichiamo gradualmente, partendo dagli impianti più seguiti.
Si collega al magazzino e alla fatturazione?
Sì, è uno dei vantaggi di avere tutto nello stesso gestionale. I ricambi usati si scaricano dal magazzino o dal furgone, le ore e i materiali si sommano sulla scheda e l’intervento chiuso passa alla fatturazione senza doppia digitazione. Le regole di calcolo (tariffe, diritto di chiamata, trasferte) le concordiamo insieme in fase di analisi.
Quanto tempo serve perché i tecnici lo usino davvero?
Dipende da quanto l’interfaccia è semplice e da come lo introduciamo. Per questo prototipiamo con i tecnici stessi e facciamo un collaudo con pochi interventi reali prima di estenderlo a tutti. Spesso il timore è che sia un lavoro in più: se la scheda è snella e sostituisce davvero i fogli, dopo qualche giorno diventa più comodo del cartaceo.
Parliamo del tuo gestionale.
Il primo incontro è gratuito e senza impegno. Ci racconti come lavori, ti diciamo con franchezza se possiamo aiutarti.
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