Gestionale per assistenza tecnica e impianti: interventi, contratti e storico
Chi fa assistenza tecnica vende fiducia: il cliente chiama, il tecnico arriva, risolve e il cliente si ricorda di come è andata. Dietro c’è un lavoro organizzativo fatto di richieste da smistare, tecnici da assegnare, ricambi da avere nel furgone e contratti di manutenzione da rispettare. Quando tutto passa da telefonate e fogli, basta un’assenza o un’ora di traffico per far saltare i conti.
Il gestionale per assistenza tecnica e impianti che costruiamo gira attorno a due elementi: l’impianto (o la macchina) del cliente e l’intervento. Ogni impianto ha la sua storia, ogni intervento ha la sua scheda, e il contratto di manutenzione decide cosa si addebita e cosa no. Chi lavora sul campo ha tutto sul telefono, chi sta in ufficio vede lo stato di ogni lavoro.
Può essere il caso di installatori di impianti di climatizzazione, antincendio, antifurto, sollevamento, macchine industriali, attrezzature per la ristorazione e di altri mestieri in cui ogni cliente ha impianti da seguire per anni.
I problemi che conosciamo.
Richieste senza una coda chiara
Le chiamate arrivano a più persone e ognuno annota a modo suo. Un’urgenza viene trattata come un intervento programmato, o viceversa.
Storico degli impianti nella testa dei tecnici
Cosa è stato sostituito, cosa dà problemi, chi ci ha messo mano: informazioni che si perdono con un cambio di tecnico.
Contratti di manutenzione da rispettare
Le visite periodiche previste dai contratti vanno pianificate, e a fine anno bisogna verificare che siano state fatte e fatturate.
Garanzie e addebiti confusi
Per ogni intervento ci si chiede: è coperto da garanzia, da contratto o va addebitato? La risposta richiede di cercare tra documenti diversi.
Ricambi e materiali non tracciati
Cosa è stato installato, quando e dove? Se un pezzo ha un difetto, rintracciare gli impianti interessati è un lavoro da archivista.
Come li risolviamo.
Coda di interventi con priorità
Tutte le richieste finiscono nello stesso elenco, con urgenza, cliente e impianto. L’ufficio le assegna ai tecnici in base alla disponibilità e alla zona.
Scheda impianto con storia
Ogni impianto ha dati, matricola, data di installazione, interventi eseguiti, ricambi sostituiti e foto. Chi arriva sul posto sa cosa è stato fatto in passato.
Contratti e visite programmate
Il contratto stabilisce periodicità, impianti coperti e condizioni. Il sistema genera le visite, le mette in agenda e le collega alla fatturazione del canone.
Garanzia o contratto riconosciuti
All’apertura dell’intervento il sistema segnala se l’impianto è in garanzia o a contratto e propone il trattamento previsto, così l’addebito non è lasciato al caso.
Ricambi tracciati per impianto
Ogni pezzo installato si collega all’impianto e, se serve, al lotto. Se un componente dà problemi, puoi vedere dove è stato montato.
Cosa mettiamo nel tuo gestionale.
Gestione interventi e assistenza
Un cliente chiama perché la caldaia non parte. Chi risponde annota su un foglio, poi sul calendario, poi telefona al tecnico, che a sua volta deve ricordarsi cosa ha già fatto l’ultima volta. Ogni passaggio è un punto in cui qualcosa si può perdere.
Scopri il modulo →Rapportini digitali
Il rapportino cartaceo ha un problema semplice: finisce sul cruscotto del furgone, in una tasca o in un cassetto, e arriva in ufficio due giorni dopo, con una grafia che nessuno decifra. Quando arriva, è tardi per correggere un errore e per fatturare in tempo.
Scopri il modulo →Magazzino e inventario
Un magazzino gestito bene è quello in cui il numero sul gestionale coincide con quello sugli scaffali. Succede raramente quando i carichi si registrano a fine giornata, gli scarichi a memoria e l’inventario a fine anno con un foglio di calcolo.
Scopri il modulo →CRM e gestione clienti
Quando ti chiama un cliente, quante cartelle e quanti file devi aprire per sapere chi è, cosa ha ordinato, cosa gli hai promesso e cosa ti deve? Se la risposta è «dipende da chi risponde al telefono», il problema non è la memoria dei tuoi collaboratori: le informazioni sono sparse.
Scopri il modulo →Fatturazione elettronica
Dal 2019 la fattura elettronica tra imprese passa dal Sistema di Interscambio (SdI). Per molte PMI questo ha voluto dire un programma in più, un portale in più e un file in più da gestire a parte. Nel gestionale che costruiamo, invece, la fattura è l’ultimo passaggio di un flusso che hai già compilato: ordine, DDT, intervento, contratto.
Scopri il modulo →Quello che ci chiedono di più.
Il gestionale per assistenza tecnica gestisce gli impianti dei clienti?
Sì. Ogni impianto o macchina ha la sua scheda: dati identificativi, matricola, sede, data di installazione, interventi eseguiti, ricambi sostituiti, foto e documenti. Il tecnico che arriva sul posto la apre dal telefono e parte con la storia già in mano. I campi della scheda li definiamo con te, in base al tipo di impianti che segui.
Come si gestiscono i contratti di manutenzione?
Ogni contratto elenca gli impianti coperti, la periodicità delle visite e le condizioni economiche. Il gestionale genera le visite in agenda alle scadenze previste, collega gli interventi al contratto e prepara la fatturazione del canone. A fine periodo vedi quali visite sono state fatte e quali no, con dati alla mano e non a memoria.
Come distingue un intervento in garanzia da uno da addebitare?
In base ai dati registrati sull’impianto e sul contratto: data di installazione, durata della garanzia, copertura prevista. All’apertura dell’intervento il sistema segnala la condizione e propone il trattamento. Le regole sono quelle che definisci tu, comprese le eccezioni. Chi decide resta una persona: il gestionale evita di dover cercare le informazioni in giro.
I tecnici possono lavorare dal telefono anche senza rete?
Dipende dai luoghi in cui lavorano. Se usano il telefono in zone con copertura normale, la soluzione è semplice. Se lavorano spesso in locali tecnici interrati o in aree isolate, possiamo prevedere la compilazione senza rete con sincronizzazione appena torna il segnale. È una cosa da stabilire in fase di analisi, guardando dove operano davvero i tuoi tecnici.
Posso importare l’elenco dei miei impianti e clienti?
Sì. Si parte dagli elenchi che hai (Excel, esportazioni di programmi precedenti, schede cartacee più importanti) e si caricano prima dell’avvio. Se l’archivio è incompleto, si comincia dagli impianti più seguiti e si completano le schede mentre lavorate: a ogni intervento il tecnico aggiorna i dati mancanti e l’archivio migliora da solo nel tempo.
Posso fatturare gli interventi in automatico?
Sì. Ore, trasferta, materiali e diritti di chiamata del rapportino passano alla fattura secondo le tariffe che hai definito, con differenze tra clienti, contratti e garanzie. Gli interventi coperti da canone non si fatturano, quelli extra sì. Puoi emettere una fattura per intervento o raggruppare quelli del mese per cliente, riducendo il lavoro dell’amministrazione.
Parliamo del tuo gestionale.
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