Rapportini digitali firmati dal cliente, sul posto
Il rapportino cartaceo ha un problema semplice: finisce sul cruscotto del furgone, in una tasca o in un cassetto, e arriva in ufficio due giorni dopo, con una grafia che nessuno decifra. Quando arriva, è tardi per correggere un errore e per fatturare in tempo.
Con i rapportini digitali il tecnico compila una scheda sul telefono o sul tablet: ore, materiali, descrizione del lavoro, foto prima e dopo. Il cliente firma con il dito sullo schermo e il PDF parte in ufficio e al cliente. Lo stesso dato, senza nessuna trascrizione, alimenta il magazzino e la fattura.
Le funzionalità.
Compilazione da smartphone o tablet
Una scheda per ogni intervento, già precompilata con cliente, indirizzo e impianto. Il tecnico aggiunge ore, lavori eseguiti e materiali con pochi tocchi.
Firma del cliente sullo schermo
Il cliente firma con il dito, con nome e data. Il documento firmato viene archiviato sul gestionale e non ci sono più copie da cercare.
Foto allegate
Prima e dopo il lavoro, un guasto, un’etichetta, un impianto: le foto scattate dal telefono finiscono sulla scheda dell’intervento e dell’impianto, utili per chi interviene dopo.
Materiali scaricati dal magazzino
Il materiale indicato sul rapportino viene scaricato dal furgone o dal magazzino. Chi riordina i ricambi vede subito cosa si sta consumando.
PDF automatico e invio al cliente
A rapportino chiuso si genera il PDF con il tuo logo e viene inviato al cliente per email, oltre a rimanere in archivio. Il cliente riceve subito la prova del lavoro svolto.
Funzionamento anche con poca copertura
Nei cantieri e negli scantinati la rete può mancare. Possiamo progettare la scheda in modo che si compili comunque e si sincronizzi appena torna il segnale. Lo valutiamo in analisi, in base ai luoghi dove lavorate.
Moduli diversi per lavori diversi
Un rapportino di manutenzione non è uguale a uno di installazione o di collaudo. Creiamo i moduli che ti servono, con i campi obbligatori che vuoi.
Controllo in ufficio
In ufficio vedi quali rapportini sono arrivati, quali mancano e quali sono da verificare. Chi fattura sa cosa è pronto e cosa no.
Ti serve se ti riconosci qui.
- Chi manda i tecnici dai clienti e raccoglie ancora fogli cartacei.
- Chi deve dimostrare il lavoro svolto con firma e foto, per esempio nei contratti di manutenzione.
- Chi fattura in ritardo perché i rapportini arrivano a pacchi a fine settimana.
- Chi ha avuto contestazioni su ore o materiali e vuole una prova chiara e datata.
- Chi lavora in cantiere e vuole registrare le giornate del personale.
Come lavoriamo.
- 01
Partiamo dal tuo modulo
Ci porti il rapportino che usi oggi, con i campi che compilano i tuoi tecnici. Non buttiamo via ciò che funziona: lo rendiamo più veloce.
- 02
Prototipo sul telefono dei tecnici
Prima di sviluppare, mostriamo come sarà la scheda direttamente sugli smartphone di chi la userà. I loro commenti valgono più di qualsiasi specifica.
- 03
Avvio graduale
Cominciamo con due o tre tecnici per un periodo, sistemiamo ciò che non funziona e poi estendiamo a tutti. Così il cambio di abitudini resta piccolo.
Settori in cui lo costruiamo.
Termoidraulica
Un’impresa termoidraulica lavora su due fronti: le installazioni, con i loro cantieri, e l’assistenza, con una quantità di interventi piccoli e imprevedibili. In mezzo ci sono le manutenzioni periodiche delle caldaie, dei condizionatori e degli impianti dei clienti, che nessuno vuole dimenticare.
Assistenza tecnica e impianti
Chi fa assistenza tecnica vende fiducia: il cliente chiama, il tecnico arriva, risolve e il cliente si ricorda di come è andata. Dietro c’è un lavoro organizzativo fatto di richieste da smistare, tecnici da assegnare, ricambi da avere nel furgone e contratti di manutenzione da rispettare. Quando tutto passa da telefonate e fogli, basta un’assenza o un’ora di traffico per far saltare i conti.
Edilizia
In un’impresa edile i numeri veri stanno nei cantieri: quante ore sono state lavorate, quali materiali sono arrivati, quanto hanno fatturato i subappaltatori, a che punto è l’avanzamento rispetto al preventivo. Quando queste informazioni si trovano in posti diversi (foglio ore, bolle, fatture, computo) il margine di un lavoro si capisce solo a cantiere chiuso.
Quello che ci chiedono di più.
Il cliente deve installare qualcosa per firmare?
No. La firma si fa sul telefono o sul tablet del tecnico: il cliente firma con il dito sullo schermo, vede un riepilogo del lavoro e riceve il PDF per email. Non deve scaricare applicazioni né registrarsi. Se preferisci, il rapportino può essere inviato anche per messaggio o stampato, per i clienti che amano ancora la carta.
Che valore ha la firma sul tablet?
La firma sullo schermo documenta che il cliente ha visto e accettato il riepilogo del lavoro, con data e ora. Per usi contrattuali specifici o per tipologie di documento particolari, è il tuo consulente a dover indicare quale livello di firma serve. Noi costruiamo il flusso e ti aiutiamo a capire cosa richiede la tua attività, senza promettere equivalenze che non possiamo garantire.
Che cosa succede se il tecnico non ha copertura di rete?
Dipende da come progettiamo la scheda. Possiamo prevedere la compilazione senza rete, con sincronizzazione automatica appena torna la copertura. Se invece nei luoghi dove lavorate il segnale c’è quasi sempre, una soluzione più semplice basta. Lo valutiamo in fase di analisi chiedendoti dove lavorano i tuoi tecnici: cantieri, scantinati, aree rurali o uffici.
Posso personalizzare il rapportino con i miei campi?
Sì, è proprio il punto. Il rapportino segue il tuo modo di lavorare: campi obbligatori, elenchi a scelta (tipo di lavoro, esito), materiali presi dal magazzino, checklist di controllo, foto. Se hai più tipi di intervento, creiamo più modelli. Partiamo dal modulo che usi oggi e lo rendiamo più comodo da compilare.
I rapportini si collegano alla fatturazione?
Sì. Ore, materiali e voci a tariffa presenti sul rapportino passano alla fattura senza essere ricopiati. Puoi fatturare ogni intervento separatamente oppure raggruppare quelli di un cliente a fine mese. Riduci i ritardi di fatturazione e gli errori di trascrizione, che sono due delle cause più comuni di crediti recuperati tardi.
Parliamo del tuo gestionale.
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