Magazzino e inventario che rispecchiano la realtà
Un magazzino gestito bene è quello in cui il numero sul gestionale coincide con quello sugli scaffali. Succede raramente quando i carichi si registrano a fine giornata, gli scarichi a memoria e l’inventario a fine anno con un foglio di calcolo.
Nel gestionale su misura il magazzino segue le tue procedure: se lavori a lotti con scadenza lo registri, se hai più depositi o mezzi li gestisci, se vendi a peso, a pezzo o a confezione il sistema sa convertire. Il DDT, la fattura e la movimentazione sono lo stesso evento, non tre registrazioni da fare in momenti diversi.
Le funzionalità.
Carichi e scarichi collegati ai documenti
Il carico nasce dalla bolla del fornitore, lo scarico dal DDT o dalla fattura accompagnatoria. La giacenza si aggiorna mentre lavori, senza registrazioni separate a fine giornata.
Giacenze in tempo reale
Vedi quanto hai, dove e quanto è già impegnato da ordini in arrivo. Chi prende un ordine sa subito se può promettere la consegna.
Lotti e scadenze
Per i prodotti che lo richiedono, ogni carico ha il suo lotto e la sua scadenza. Il sistema propone di scaricare prima il lotto più vecchio e ti avvisa dei prodotti in scadenza.
Più depositi, mezzi e sedi
Magazzino centrale, deposito secondario, furgone del tecnico: ogni luogo ha la sua giacenza e i trasferimenti tra l’uno e l’altro si registrano con un documento.
Soglie di riordino
Per ogni articolo definisci una scorta minima: quando la giacenza scende sotto soglia, il gestionale lo segnala e prepara la bozza dell’ordine al fornitore abituale.
DDT e documenti di trasporto
I DDT si emettono dal gestionale con i dati del cliente, la destinazione, il vettore e le righe prese dall’ordine. Quelli non ancora fatturati restano in evidenza per la fatturazione differita.
Inventario con palmare o tablet
L’inventario si fa contando con un dispositivo mobile, anche per zone, e le differenze rispetto al gestionale emergono subito. Puoi rifare un inventario parziale senza fermare tutta l’azienda.
Listini e unità di misura
Articoli venduti a peso, a pezzo o a confezione, con listini diversi per cliente o per categoria. La conversione tra unità di misura è fatta dal sistema, non da chi compila il documento.
Ti serve se ti riconosci qui.
- Chi lavora con lotti, scadenze o tracciabilità e oggi la gestisce a mano o su fogli separati.
- Chi vende a peso o con unità di misura diverse e ha già avuto errori di conversione.
- Chi ha più depositi, magazzini esterni o mezzi con giacenza propria.
- Chi scopre le differenze di inventario solo a fine anno.
- Chi emette molti DDT e vorrebbe che fossero collegati in automatico a ordini e fatture.
Come lavoriamo.
- 01
Seguiamo il percorso di un articolo
Dall’arrivo del fornitore alla consegna al cliente: guardiamo ogni passaggio, chi lo fa e con quale documento. Da lì capiamo dove la giacenza si perde.
- 02
Definiamo le regole
Scorte minime, lotti, unità di misura, depositi: le regole le scriviamo insieme e le mostriamo con prototipi prima di sviluppare.
- 03
Partiamo con un inventario vero
Prima dell’avvio si carica una giacenza iniziale verificata con un conteggio, per partire dal numero giusto e non da quello che c’era sul vecchio programma.
Settori in cui lo costruiamo.
Azienda ittica
Chi lavora il pesce vive di ritmi stretti: la merce arriva la mattina presto, si prepara, si consegna in giornata e il giorno dopo si ricomincia. In mezzo ci sono lotti da registrare, prezzi che cambiano ogni giorno, clienti della ristorazione che ordinano all’ultimo e DDT da emettere in fretta. Un gestionale generico non conosce nessuna di queste cose.
Ingrosso e distribuzione
Chi fa distribuzione sposta merce: la compra, la stocca, la vende a clienti che hanno listini e abitudini diverse e la consegna con i propri mezzi o con corrieri. Il margine si gioca su pochi punti percentuali e un errore ripetuto cento volte pesa molto: un prezzo sbagliato, una giacenza non aggiornata, una consegna dimenticata.
Produzione e manifattura
Una piccola azienda manifatturiera ha spesso un problema che nessun programma generico risolve bene: le sue lavorazioni sono diverse da quelle di chiunque altro. Un ordine passa per tre reparti, un componente arriva da un terzista, un prodotto ha varianti che cambiano tempi e materiali. Ogni azienda ha il suo percorso, e se il gestionale non lo conosce, il percorso si ricostruisce su fogli e lavagne.
Termoidraulica
Un’impresa termoidraulica lavora su due fronti: le installazioni, con i loro cantieri, e l’assistenza, con una quantità di interventi piccoli e imprevedibili. In mezzo ci sono le manutenzioni periodiche delle caldaie, dei condizionatori e degli impianti dei clienti, che nessuno vuole dimenticare.
Quello che ci chiedono di più.
Il gestionale gestisce la tracciabilità per lotto?
Sì, se è un’esigenza della tua attività. Ogni carico può avere lotto e scadenza, e ogni scarico indica da quale lotto parte la merce. Così, se serve ricostruire a chi è stato consegnato un lotto, lo fai in pochi passaggi e non cercando tra DDT cartacei. Come e quanto dettagliare la tracciabilità lo decidiamo insieme, in base a cosa richiede il tuo settore.
Posso gestire più magazzini e il furgone dei tecnici?
Sì. Ogni deposito, anche un mezzo, ha una propria giacenza e i trasferimenti si registrano con un documento. Il tecnico che usa un ricambio durante un intervento lo scarica dal suo furgone direttamente dal rapportino, e in ufficio vedi cosa deve essere reintegrato prima che finisca. Il magazzino diventa così un dato condiviso, non il ricordo di chi carica il mezzo la mattina.
Come si fa l’inventario?
Si conta con smartphone, tablet o palmare, per zona o per categoria, e le differenze rispetto alla giacenza del gestionale compaiono subito, articolo per articolo. Puoi scegliere se rettificare la giacenza o rifare il conteggio. Non è necessario fermare l’azienda: si possono fare inventari parziali anche durante l’anno. Il risultato è una giacenza di cui ti puoi fidare.
Posso collegare il magazzino ad altri programmi che uso?
Dipende dal programma. Se ha un modo per scambiare dati (file, esportazioni, servizi di collegamento) possiamo integrarlo: pensa a un portale e-commerce, a un sistema di etichettatura o a una bilancia. Lo verifichiamo nel primo incontro e lo scriviamo nel preventivo, con cosa si può fare e cosa no. Meglio saperlo prima.
Il magazzino funziona anche per chi produce o assembla?
Sì. Se trasformi materie prime in prodotti finiti, o assembli componenti, si può registrare la distinta degli articoli e scaricare i materiali quando il prodotto viene realizzato. Quanto dettagliare questo processo dipende dalla tua produzione: lo stabiliamo analizzando come lavori, senza introdurre passaggi che nella pratica nessuno avrebbe il tempo di compilare.
Parliamo del tuo gestionale.
Il primo incontro è gratuito e senza impegno. Ci racconti come lavori, ti diciamo con franchezza se possiamo aiutarti.
Richiedi preventivoOppure chiamaci al +39 0421 198 0025 o scrivici su WhatsApp.