Forza vendita: agenti, ordini e provvigioni nello stesso gestionale
Gli ordini arrivano per telefono, per WhatsApp, via email, scritti su un blocchetto. A fine mese l’ufficio ricostruisce chi ha venduto cosa, calcola le provvigioni su un foglio condiviso e ogni tanto qualcuno contesta una cifra. È un lavoro che si può togliere dalle spalle di tutti.
Nel modulo forza vendita ogni agente ha il suo accesso: vede i propri clienti, il listino che gli compete, lo stato degli ordini e le provvigioni maturate. L’ordine raccolto dal telefono entra direttamente nel gestionale e segue il suo flusso fino alla fattura. Il calcolo delle provvigioni segue le regole del tuo accordo con ciascun agente, non un’approssimazione.
Le funzionalità.
Accesso dedicato per ogni agente
Ogni agente entra con le proprie credenziali e vede solo i suoi clienti, i suoi ordini e le sue provvigioni. Nessun altro dato aziendale esce dall’ambito che hai deciso.
Raccolta ordini da smartphone o tablet
Dal cliente, l’agente sceglie gli articoli, applica il listino e conferma. L’ordine arriva subito in ufficio, con il cliente già identificato e i prezzi corretti.
Listini e condizioni per cliente
Prezzi, sconti e condizioni di pagamento per cliente o per categoria. L’agente non sbaglia il prezzo perché non lo digita: il sistema lo propone.
Zone e portafogli clienti
Assegni clienti e zone agli agenti, con possibilità di gestire passaggi e subentri. Ogni cliente ha un agente di riferimento chiaro.
Calcolo automatico delle provvigioni
Percentuali per agente, per prodotto o per cliente, con le eccezioni che hai concordato. Le provvigioni maturano quando previsto dall’accordo (alla fatturazione o all’incasso) e si consultano in ogni momento.
Obiettivi e andamento
Obiettivi di vendita per agente, per zona o per prodotto, con il confronto tra obiettivo e venduto durante il periodo, non solo a consuntivo.
Estratti conto provvigionali
A fine periodo si genera il riepilogo da condividere con l’agente: ordini, fatture, importi e provvigioni. Meno telefonate, meno contestazioni.
Report per agente, zona e cliente
Chi vende cosa, dove e a chi. Utile per confrontare le zone, capire dove i clienti calano e dove c’è spazio per crescere.
Ti serve se ti riconosci qui.
- Chi ha agenti che raccolgono ordini per telefono, WhatsApp o su blocchetti da ricopiare.
- Chi calcola le provvigioni a fine mese su fogli di calcolo e riceve contestazioni.
- Chi ha listini e sconti diversi per cliente e teme che gli agenti sbaglino i prezzi.
- Chi lavora come rappresentante plurimandatario e deve gestire più mandati e provvigioni.
- Chi vuole sapere in corso d’opera come stanno andando gli obiettivi, non a fine anno.
Come lavoriamo.
- 01
Partiamo dagli accordi con gli agenti
Ci serve capire come sono scritti i tuoi accordi provvigionali, perché le regole di calcolo vanno ricalcate esattamente, comprese le eccezioni.
- 02
Ascoltiamo anche gli agenti
Se l’app non è comoda per chi vende, non verrà usata. Mostriamo prototipi a un paio di agenti e ne raccogliamo i commenti prima di sviluppare.
- 03
Verifichiamo i calcoli su dati reali
In collaudo ricalcoliamo le provvigioni di un periodo passato e le confrontiamo con quelle effettive, per essere sicuri che le regole siano state tradotte bene.
Settori in cui lo costruiamo.
Agenti e rappresentanze
Chi lavora con una rete di agenti o gestisce una rappresentanza ha due esigenze che si intrecciano: raccogliere gli ordini senza perdere tempo in trascrizioni e avere sempre chiaro quanto spetta a chi. Quando gli ordini arrivano da blocchetti, WhatsApp e telefonate, e le provvigioni si calcolano a fine mese su un foglio, il margine d’errore è alto e il tempo dell’ufficio sparisce.
Ingrosso e distribuzione
Chi fa distribuzione sposta merce: la compra, la stocca, la vende a clienti che hanno listini e abitudini diverse e la consegna con i propri mezzi o con corrieri. Il margine si gioca su pochi punti percentuali e un errore ripetuto cento volte pesa molto: un prezzo sbagliato, una giacenza non aggiornata, una consegna dimenticata.
Produzione e manifattura
Una piccola azienda manifatturiera ha spesso un problema che nessun programma generico risolve bene: le sue lavorazioni sono diverse da quelle di chiunque altro. Un ordine passa per tre reparti, un componente arriva da un terzista, un prodotto ha varianti che cambiano tempi e materiali. Ogni azienda ha il suo percorso, e se il gestionale non lo conosce, il percorso si ricostruisce su fogli e lavagne.
Quello che ci chiedono di più.
Gli agenti possono usarlo dal telefono?
Sì. Il gestionale si apre da smartphone e tablet e la schermata dell’agente è semplificata: clienti, listino, nuovo ordine, stato degli ordini e provvigioni. Può raccogliere un ordine direttamente dal cliente, con i prezzi già corretti. Se i luoghi in cui lavora hanno poca copertura, valutiamo in analisi come gestire la compilazione senza rete.
Come vengono calcolate le provvigioni?
Secondo le regole che definiamo insieme a te, partendo dai tuoi accordi con ogni agente: percentuali per agente, per prodotto o per cliente, eventuali scaglioni, eccezioni, momento di maturazione (fatturazione o incasso). Prima dell’avvio ricalcoliamo un periodo passato e lo confrontiamo con le cifre che avevi pagato, per verificare che le regole siano state tradotte correttamente.
Gli agenti vedono i dati degli altri agenti?
No, a meno che tu non voglia diversamente. Ogni agente vede i propri clienti, i propri ordini e le proprie provvigioni. I responsabili e l’ufficio hanno una vista complessiva con i confronti. I permessi si stabiliscono insieme in fase di progettazione, ruolo per ruolo, e si possono modificare in seguito se l’organizzazione cambia.
Funziona anche per i rappresentanti plurimandatari?
Sì, con una struttura pensata apposta: più mandanti, ognuno con listini, condizioni e percentuali proprie. Il rappresentante raccoglie gli ordini e vede i riepiloghi per mandante. Se il tuo lavoro è questo, il primo incontro serve a capire come sono organizzati i mandati e quali documenti devi produrre per ciascuno di essi.
Gli ordini degli agenti finiscono in magazzino e in fattura?
Sì. L’ordine raccolto entra nel flusso dell’azienda: verifica della disponibilità, preparazione, DDT e fattura. L’agente può seguirne lo stato e il cliente riceve ciò che ha ordinato. Questo riduce le telefonate in ufficio del tipo «che fine ha fatto l’ordine di Rossi?» e le doppie registrazioni degli ordini arrivati per canali diversi.
Parliamo del tuo gestionale.
Il primo incontro è gratuito e senza impegno. Ci racconti come lavori, ti diciamo con franchezza se possiamo aiutarti.
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