CRM e gestione clienti pensati per come lavori tu
Quando ti chiama un cliente, quante cartelle e quanti file devi aprire per sapere chi è, cosa ha ordinato, cosa gli hai promesso e cosa ti deve? Se la risposta è «dipende da chi risponde al telefono», il problema non è la memoria dei tuoi collaboratori: le informazioni sono sparse.
Il CRM che costruiamo dentro il gestionale mette tutto sulla scheda del cliente: contatti, sedi, preventivi, ordini, fatture, contratti, interventi, note e scadenze. Non è un programma separato da aggiornare a parte: le informazioni si riempiono mentre lavori e restano a disposizione di chi ne ha bisogno, dall’ufficio o da smartphone.
Le funzionalità.
Scheda cliente completa
Anagrafica, più sedi o punti di consegna, referenti, condizioni di pagamento, listino applicato e note interne. Tutto quello che serve per rispondere al telefono senza dire «ti richiamo».
Storico unico
Preventivi, ordini, DDT, fatture, interventi e contratti compaiono in ordine cronologico sulla stessa scheda. Vedi in pochi secondi cosa è successo con quel cliente e cosa è ancora aperto.
Preventivi che diventano ordini
Prepari il preventivo da listino o da righe personalizzate, lo invii in PDF e, quando il cliente accetta, lo trasformi in ordine con un passaggio. Niente ricopiatura.
Attività e promemoria
Richiami, visite, scadenze di preventivi e contratti diventano promemoria assegnati a una persona, con una data. Chi ha in carico un cliente sa cosa deve fare e quando.
Comunicazioni tracciate
Note di telefonate, email inviate e appuntamenti restano sulla scheda. Se il collega è in ferie, chi lo sostituisce sa a che punto siamo.
Segmenti e ricerche
Filtri sui clienti per zona, tipo di attività, agente, ultimo acquisto o scadenza del contratto. Utile per una proposta mirata, per un richiamo o per capire dove sono i tuoi clienti migliori.
Documenti allegati
Contratti firmati, visure, capitolati e foto restano agganciati al cliente e alle sue sedi, senza sparire in una cartella di rete che conosce solo chi l’ha creata.
Accesso da smartphone e tablet
Prima di entrare da un cliente apri la sua scheda dal telefono e hai davanti storico, note e ultimi preventivi. Se serve, aggiungi una nota appena esci.
Ti serve se ti riconosci qui.
- Chi ha anagrafiche sparse tra gestionale, Excel, rubrica del telefono e quaderni.
- Chi ha più persone che parlano con lo stesso cliente (ufficio, tecnici, agenti) e vuole che sappiano tutte la stessa cosa.
- Chi fa preventivi e non sa dire quanti sono ancora aperti, a chi sono stati mandati e quando ricontattare.
- Chi ha contratti con scadenza e vuole accorgersene prima che scadano, non dopo.
- Chi vuole segmentare i clienti per zona o per tipo di attività senza esportare elenchi ogni volta.
Come lavoriamo.
- 01
Raccogliamo le informazioni che usi davvero
Guardiamo insieme le schede, i file e i quaderni che usi oggi, per capire quali dati servono e quali sono solo abitudine.
- 02
Importiamo quello che hai già
Le anagrafiche esistenti vengono ripulite e caricate, così al primo giorno di utilizzo la scheda cliente è già piena e non devi ricominciare da capo.
- 03
Proviamo con chi lo usa ogni giorno
In collaudo coinvolgiamo chi risponde al telefono e chi fa i preventivi: sono loro a dirci se la scheda è comoda o se manca qualcosa.
Settori in cui lo costruiamo.
Servizi in abbonamento
Se vendi servizi in abbonamento (manutenzioni, canoni, licenze, assistenza, noleggi, iscrizioni) il tuo lavoro ruota attorno a una domanda: cosa scade, con chi e quando devo fatturarlo? Quando i contratti sono pochi lo si tiene a mente. Quando diventano centinaia, con scadenze, listini e condizioni diverse, serve un sistema che lo faccia al posto tuo.
Agenti e rappresentanze
Chi lavora con una rete di agenti o gestisce una rappresentanza ha due esigenze che si intrecciano: raccogliere gli ordini senza perdere tempo in trascrizioni e avere sempre chiaro quanto spetta a chi. Quando gli ordini arrivano da blocchetti, WhatsApp e telefonate, e le provvigioni si calcolano a fine mese su un foglio, il margine d’errore è alto e il tempo dell’ufficio sparisce.
Ingrosso e distribuzione
Chi fa distribuzione sposta merce: la compra, la stocca, la vende a clienti che hanno listini e abitudini diverse e la consegna con i propri mezzi o con corrieri. Il margine si gioca su pochi punti percentuali e un errore ripetuto cento volte pesa molto: un prezzo sbagliato, una giacenza non aggiornata, una consegna dimenticata.
Assistenza tecnica e impianti
Chi fa assistenza tecnica vende fiducia: il cliente chiama, il tecnico arriva, risolve e il cliente si ricorda di come è andata. Dietro c’è un lavoro organizzativo fatto di richieste da smistare, tecnici da assegnare, ricambi da avere nel furgone e contratti di manutenzione da rispettare. Quando tutto passa da telefonate e fogli, basta un’assenza o un’ora di traffico per far saltare i conti.
Edilizia
In un’impresa edile i numeri veri stanno nei cantieri: quante ore sono state lavorate, quali materiali sono arrivati, quanto hanno fatturato i subappaltatori, a che punto è l’avanzamento rispetto al preventivo. Quando queste informazioni si trovano in posti diversi (foglio ore, bolle, fatture, computo) il margine di un lavoro si capisce solo a cantiere chiuso.
Quello che ci chiedono di più.
Che differenza c’è tra un CRM standard e quello del gestionale su misura?
Un CRM standard è un programma a parte, con le sue anagrafiche, da collegare agli altri sistemi. Il nostro è parte del gestionale: usa la stessa anagrafica di fatture, ordini e interventi, quindi non devi aggiornare due posti. In più i campi, le fasi e i promemoria si disegnano sul tuo modo di vendere, non sul modello generico di un software già pronto.
Posso importare i clienti che ho in Excel o nel mio gestionale attuale?
Sì. Partiamo dai file che hai (Excel, esportazioni del gestionale o altri elenchi), li ripuliamo da duplicati e dati incompleti e li carichiamo prima dell’avvio. Capita spesso che l’anagrafica abbia più versioni dello stesso cliente: lo risolviamo insieme a te, perché solo tu sai quale è quella giusta. Il risultato è un’anagrafica unica e pulita.
Gli agenti e i tecnici possono vedere le schede dei clienti?
Sì, con i permessi che decidiamo insieme. Un agente può vedere solo i propri clienti, un tecnico solo le sedi e gli impianti che gli sono stati assegnati, l’ufficio tutto. I permessi si impostano per ruolo, in modo che ognuno veda quello che gli serve senza accedere a dati che non lo riguardano.
Il CRM manda anche email o messaggi ai clienti?
Può inviare preventivi, solleciti e promemoria in PDF per email dalla scheda cliente, con lo storico degli invii. Campagne di comunicazione più ampie vanno valutate caso per caso e dipendono dal consenso raccolto dai tuoi clienti: ne parliamo nel primo incontro, così capiamo cosa ti serve e cosa è davvero utile alla tua attività.
Si può usare da telefono quando sono dal cliente?
Sì. Il gestionale è accessibile da browser anche da smartphone e tablet, quindi puoi aprire la scheda del cliente, leggere lo storico e aggiungere una nota senza tornare in ufficio. Per chi lavora spesso fuori sede possiamo progettare una schermata semplificata, con le sole informazioni utili in quel momento. Il tutto da un’unica scheda.
Parliamo del tuo gestionale.
Il primo incontro è gratuito e senza impegno. Ci racconti come lavori, ti diciamo con franchezza se possiamo aiutarti.
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