Fatturazione elettronica integrata nel tuo gestionale
Dal 2019 la fattura elettronica tra imprese passa dal Sistema di Interscambio (SdI). Per molte PMI questo ha voluto dire un programma in più, un portale in più e un file in più da gestire a parte. Nel gestionale che costruiamo, invece, la fattura è l’ultimo passaggio di un flusso che hai già compilato: ordine, DDT, intervento, contratto.
Se oggi ricopi i dati da un documento all’altro, o scarichi le fatture passive da un portale per poi registrarle a mano, qui cambia il modo di lavorare: inserisci le informazioni una volta sola e il resto le segue. Le regole del tuo modo di fatturare (sconti per cliente, bollo, ritenute, fatturazione differita a fine mese) le definiamo insieme prima di scrivere il software, non le adattiamo dopo.
Le funzionalità.
Fattura da ordine, DDT o intervento
Selezioni il documento di partenza e la fattura si compila con righe, prezzi, condizioni di pagamento e dati del cliente. Non devi ridigitare nulla e riduci gli errori di trascrizione.
Fatturazione differita da DDT
A fine mese raggruppi i DDT di ogni cliente in un’unica fattura differita. Il gestionale ti mostra quali DDT sono ancora da fatturare, così non ne dimentichi nessuno.
Fatturazione ricorrente da contratti
Per canoni, abbonamenti e manutenzioni periodiche le fatture si preparano da sole alla scadenza prevista. Tu controlli l’elenco e confermi, invece di compilare cliente per cliente.
Invio e ricezione tramite SdI
Le fatture partono dal gestionale verso lo SdI e gli esiti (consegnata, scartata, non recapitata) tornano sulla scheda del documento. Se una fattura viene scartata lo vedi subito e sai perché.
Fatture passive importate
Le fatture dei fornitori arrivano nel gestionale e vengono abbinate all’anagrafica fornitore. Puoi collegarle agli ordini d’acquisto o ai DDT di carico per controllare che quanto fatturato corrisponda a quanto ricevuto.
Note di credito e casi particolari
Note di credito, bollo, ritenute, split payment e altre casistiche si gestiscono nel flusso normale. Quali servono davvero alla tua azienda lo stabiliamo insieme in fase di analisi.
Scadenzario e solleciti
Ogni fattura emessa entra nello scadenzario: vedi cosa devi incassare, da chi e con quanto ritardo. Il sollecito parte dalla scheda cliente, con lo storico dei contatti già precompilato.
Esportazione per il commercialista
Fatture attive e passive del periodo si esportano nel formato che usa il tuo studio, così a fine mese non devi preparare elenchi a mano.
Ti serve se ti riconosci qui.
- Chi emette molte fatture ripetitive (abbonamenti, canoni, manutenzioni) e vuole smettere di prepararle una per una.
- Chi fattura a partire da DDT o da interventi e oggi ricopia i dati dal documento di trasporto alla fattura.
- Chi riceve molte fatture passive e vuole abbinarle a ordini e carichi di magazzino.
- Chi usa un programma di fatturazione separato dal resto e si ritrova a tenere due anagrafiche clienti da aggiornare.
- Chi ha regole di fatturazione particolari che i programmi standard obbligano a gestire con fogli di appoggio.
Come lavoriamo.
- 01
Partiamo da come fatturi oggi
Ci porti un esempio reale per ogni tipo di fattura che emetti: da lì capiamo documenti di partenza, regole di calcolo e casi particolari.
- 02
Colleghiamo la fattura al resto
Definiamo con te da quali documenti nasce la fattura e quali dati devono arrivare in automatico, così il collegamento con ordini, DDT e contratti è chiaro prima dello sviluppo.
- 03
Proviamo con le tue fatture vere
In collaudo si emettono fatture con i tuoi dati e i tuoi casi, controllando insieme al tuo commercialista che quanto prodotto sia corretto prima di andare in uso.
Settori in cui lo costruiamo.
Servizi in abbonamento
Se vendi servizi in abbonamento (manutenzioni, canoni, licenze, assistenza, noleggi, iscrizioni) il tuo lavoro ruota attorno a una domanda: cosa scade, con chi e quando devo fatturarlo? Quando i contratti sono pochi lo si tiene a mente. Quando diventano centinaia, con scadenze, listini e condizioni diverse, serve un sistema che lo faccia al posto tuo.
Ingrosso e distribuzione
Chi fa distribuzione sposta merce: la compra, la stocca, la vende a clienti che hanno listini e abitudini diverse e la consegna con i propri mezzi o con corrieri. Il margine si gioca su pochi punti percentuali e un errore ripetuto cento volte pesa molto: un prezzo sbagliato, una giacenza non aggiornata, una consegna dimenticata.
Azienda ittica
Chi lavora il pesce vive di ritmi stretti: la merce arriva la mattina presto, si prepara, si consegna in giornata e il giorno dopo si ricomincia. In mezzo ci sono lotti da registrare, prezzi che cambiano ogni giorno, clienti della ristorazione che ordinano all’ultimo e DDT da emettere in fretta. Un gestionale generico non conosce nessuna di queste cose.
Termoidraulica
Un’impresa termoidraulica lavora su due fronti: le installazioni, con i loro cantieri, e l’assistenza, con una quantità di interventi piccoli e imprevedibili. In mezzo ci sono le manutenzioni periodiche delle caldaie, dei condizionatori e degli impianti dei clienti, che nessuno vuole dimenticare.
Edilizia
In un’impresa edile i numeri veri stanno nei cantieri: quante ore sono state lavorate, quali materiali sono arrivati, quanto hanno fatturato i subappaltatori, a che punto è l’avanzamento rispetto al preventivo. Quando queste informazioni si trovano in posti diversi (foglio ore, bolle, fatture, computo) il margine di un lavoro si capisce solo a cantiere chiuso.
Produzione e manifattura
Una piccola azienda manifatturiera ha spesso un problema che nessun programma generico risolve bene: le sue lavorazioni sono diverse da quelle di chiunque altro. Un ordine passa per tre reparti, un componente arriva da un terzista, un prodotto ha varianti che cambiano tempi e materiali. Ogni azienda ha il suo percorso, e se il gestionale non lo conosce, il percorso si ricostruisce su fogli e lavagne.
Quello che ci chiedono di più.
La fatturazione elettronica del gestionale è collegata allo SdI?
Sì. Il gestionale prepara il file della fattura elettronica, lo invia al Sistema di Interscambio e riceve gli esiti, che trovi sulla scheda della fattura. Per le fatture passive il flusso è inverso: arrivano dallo SdI, vengono importate e abbinate al fornitore. Le modalità tecniche precise di collegamento le definiamo nel preventivo in base a come ti appoggi oggi allo SdI.
Posso continuare a usare il programma di fatturazione che ho adesso?
Dipende da cosa ti serve. Se il tuo programma attuale funziona e ti manca solo il collegamento con ordini e magazzino, si può valutare un’integrazione. Spesso però conviene fatturare dal gestionale stesso, perché eviti la doppia anagrafica e il passaggio manuale dei dati. Ne parliamo nel primo incontro, guardando come lavori oggi.
Il commercialista deve cambiare il suo modo di lavorare?
In genere no. Il gestionale esporta fatture attive e passive in un formato che lo studio può importare nel proprio programma di contabilità. Se il tuo commercialista ha esigenze specifiche sul tracciato o sulla periodicità, le raccogliamo in fase di analisi e le teniamo presenti nello sviluppo. In questo modo il passaggio dei dati a fine mese è più rapido e meno soggetto a errori.
Che cosa succede se una fattura viene scartata dallo SdI?
Lo scarto compare sulla scheda della fattura con il motivo indicato dallo SdI. Puoi correggere il dato (per esempio un codice destinatario o una partita IVA) e reinviare il documento senza ricominciare da capo. Nei casi più frequenti il gestionale ti avvisa prima dell’invio, con controlli sui campi obbligatori. Lo storico degli invii resta sulla scheda.
Si può fatturare in modo automatico un contratto ricorrente?
Sì. Per canoni, abbonamenti e manutenzioni periodiche il gestionale prepara le fatture alla scadenza prevista, partendo da importi e condizioni del contratto. Tu vedi l’elenco, controlli e confermi l’invio. Se a un cliente va applicato un adeguamento o uno sconto particolare, lo registri sul contratto e la fattura lo recepisce.
Gestite anche l’archiviazione delle fatture?
Le fatture restano consultabili nel gestionale, collegate a clienti e documenti. Se ti serve un servizio di conservazione a norma, ne parliamo nel preventivo: dipende da come ti appoggi oggi e da cosa prevede il tuo commercialista. Non diamo per scontato niente: lo verifichiamo insieme caso per caso. Così sai fin dall’inizio cosa è incluso.
Parliamo del tuo gestionale.
Il primo incontro è gratuito e senza impegno. Ci racconti come lavori, ti diciamo con franchezza se possiamo aiutarti.
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