Gestionale per agenti e rappresentanze: ordini, mandanti e provvigioni
Chi lavora con una rete di agenti o gestisce una rappresentanza ha due esigenze che si intrecciano: raccogliere gli ordini senza perdere tempo in trascrizioni e avere sempre chiaro quanto spetta a chi. Quando gli ordini arrivano da blocchetti, WhatsApp e telefonate, e le provvigioni si calcolano a fine mese su un foglio, il margine d’errore è alto e il tempo dell’ufficio sparisce.
Il gestionale per agenti e rappresentanze che costruiamo mette l’agente al centro: un accesso suo, con i suoi clienti, i listini dei mandanti che rappresenta, la possibilità di raccogliere ordini dal telefono e di consultare in ogni momento lo stato delle provvigioni. L’ufficio riceve ordini già corretti e chiude i conti senza ricalcolare nulla.
Chi si occupa di più mandati contemporaneamente trova una struttura pensata apposta: ogni mandante ha le sue regole, i suoi listini e le sue percentuali, senza mescolarsi con gli altri.
I problemi che conosciamo.
Ordini trascritti più volte
L’ordine si scrive dal cliente, si ricopia in ufficio e poi si trasmette al mandante. A ogni passaggio, un’occasione di errore.
Provvigioni calcolate a fine mese
Su fogli di calcolo, con percentuali diverse per agente, mandante e prodotto. Basta una regola dimenticata per avere una contestazione.
Listini dei mandanti da tenere aggiornati
Ogni mandante manda un listino in un formato diverso. L’agente lavora con versioni vecchie e i prezzi non coincidono con quelli attuali.
Portafoglio clienti poco visibile
Chi segue quale cliente, cosa ha ordinato e cosa no, quando è stato visitato l’ultima volta: informazioni tenute in agenda o a memoria.
Nessuna vista sugli obiettivi
Si sa come è andato l’anno a gennaio. Durante l’anno è difficile capire se si è in linea con gli obiettivi di zona o di mandante.
Come li risolviamo.
Ordine dal campo, già corretto
L’agente raccoglie l’ordine dal telefono, con cliente e listino già impostati. Arriva in ufficio senza trascrizioni e prosegue verso la fatturazione o verso il mandante.
Mandanti, listini e condizioni
Ogni mandante ha listini, sconti, condizioni di pagamento e percentuali proprie. L’agente vede solo quelli che gli competono.
Provvigioni automatiche e verificabili
Le regole dei tuoi accordi diventano parametri del sistema. Il calcolo è visibile, con il dettaglio di ordini e fatture, e ogni agente consulta il proprio estratto.
Portafoglio clienti e visite
Ogni cliente ha una scheda con storico, ultima visita e prossime attività. L’agente prepara il giro con i dati davanti.
Obiettivi in corso d’opera
Obiettivi per agente, zona o mandante, con il venduto aggiornato ordine per ordine. Capisci dove intervenire mentre c’è ancora tempo.
Cosa mettiamo nel tuo gestionale.
Forza vendita e provvigioni
Gli ordini arrivano per telefono, per WhatsApp, via email, scritti su un blocchetto. A fine mese l’ufficio ricostruisce chi ha venduto cosa, calcola le provvigioni su un foglio condiviso e ogni tanto qualcuno contesta una cifra. È un lavoro che si può togliere dalle spalle di tutti.
Scopri il modulo →CRM e gestione clienti
Quando ti chiama un cliente, quante cartelle e quanti file devi aprire per sapere chi è, cosa ha ordinato, cosa gli hai promesso e cosa ti deve? Se la risposta è «dipende da chi risponde al telefono», il problema non è la memoria dei tuoi collaboratori: le informazioni sono sparse.
Scopri il modulo →Dashboard e report
Quanto hai fatturato questo mese rispetto allo stesso periodo dell’anno scorso? Quanto devi ancora incassare e da chi? Quali commesse stanno consumando più ore di quante ne hai preventivate? Se per rispondere devi unire tre esportazioni, il problema non sei tu.
Scopri il modulo →Fatturazione elettronica
Dal 2019 la fattura elettronica tra imprese passa dal Sistema di Interscambio (SdI). Per molte PMI questo ha voluto dire un programma in più, un portale in più e un file in più da gestire a parte. Nel gestionale che costruiamo, invece, la fattura è l’ultimo passaggio di un flusso che hai già compilato: ordine, DDT, intervento, contratto.
Scopri il modulo →Quello che ci chiedono di più.
Il gestionale per agenti gestisce più mandanti?
Sì. Ogni mandante ha le sue condizioni: listini, sconti, percentuali provvigionali e modalità di invio ordini. L’agente raccoglie gli ordini e vede i riepiloghi divisi per mandante, mentre l’ufficio tiene insieme i conti. La struttura si adatta al numero di mandati che gestisci, anche se cambiano nel tempo: aggiungere o chiudere un mandato non obbliga a rifare il sistema.
Come vengono calcolate le provvigioni?
Secondo le regole dei tuoi accordi, che ci descrivi in fase di analisi: percentuali per mandante, prodotto o cliente, eventuali scaglioni, momento di maturazione. Il sistema mostra il calcolo con il dettaglio degli ordini e delle fatture che lo compongono. Prima dell’avvio ricalcoliamo un periodo passato e lo confrontiamo con le cifre reali, per verificare che le regole siano corrette.
Gli agenti possono lavorare senza passare dall’ufficio?
Per quanto riguarda raccolta ordini, consultazione di listini e storico clienti, sì: tutto dal telefono o dal tablet, anche dal cliente. L’ufficio interviene sulla gestione, sui controlli e sulla fatturazione. Il grado di autonomia degli agenti lo decidi tu, con permessi per ruolo che si possono cambiare in qualsiasi momento senza ricostruire il gestionale.
Gli ordini possono essere inviati ai mandanti?
Dipende da come il mandante li riceve. Alcuni accettano email con PDF, altri file in formati particolari o portali dedicati. Nel primo incontro ci dici come lavori con ognuno e valutiamo cosa si può automatizzare. Nel preventivo scriviamo cosa è possibile con ciascun mandante e cosa resta manuale, senza promettere collegamenti che non abbiamo verificato.
Posso usarlo per un’agenzia con pochi agenti?
Sì. Anche con due o tre agenti i vantaggi sono immediati: ordini senza trascrizioni, listini sempre aggiornati e provvigioni calcolate senza fogli. Il sistema si costruisce sulla tua dimensione, con le funzioni che ti servono. Se la rete cresce, aggiungere agenti, zone o mandanti è parte del normale uso del gestionale, non un nuovo progetto.
Parliamo del tuo gestionale.
Il primo incontro è gratuito e senza impegno. Ci racconti come lavori, ti diciamo con franchezza se possiamo aiutarti.
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