Distributore con agenti: ordini dal campo, listini e provvigioni automatiche
- Cliente
- Distributore all’ingrosso con rete di agenti
- Settore
- Ingrosso e distribuzione
- Luogo
- Provincia di Vicenza
- Durata del progetto
- 5 mesi
La sfida.
Il distributore lavora con una rete di agenti che raccoglievano gli ordini su blocchetti, per telefono o via messaggio. L’ufficio li ricopiava nel gestionale, con errori sui prezzi dei listini per cliente e qualche ordine duplicato o perso. A fine mese le provvigioni si calcolavano su un foglio di calcolo e ogni tanto un agente contestava una cifra, con ore di verifiche a ricostruire ordini e fatture.
La soluzione.
- 01
Accesso dedicato agli agenti
Ogni agente vede i propri clienti con il listino corretto e raccoglie l’ordine dal telefono, direttamente dal cliente. L’ordine entra in ufficio senza trascrizioni.
- 02
Listini e condizioni per cliente
Prezzi, sconti e condizioni di pagamento si applicano in automatico, in base al cliente e alla categoria. L’agente non digita i prezzi.
- 03
Ordine, DDT e fattura collegati
L’ordine verifica la disponibilità in magazzino, passa alla preparazione e produce DDT e fattura. L’agente ne vede lo stato in ogni momento.
- 04
Provvigioni calcolate dal sistema
Le regole degli accordi con gli agenti sono parametri del gestionale. Ogni agente consulta il proprio estratto con il dettaglio di ordini e fatture.
I risultati.
- ordini ricopiati a mano in ufficio
- −80%
- per il calcolo mensile delle provvigioni
- 2 giorni → 2 ore
- telefonate di verifica tra ufficio e agenti
- −40%
- contestazioni sulle provvigioni nei primi mesi
- Quasi 0
«Gli agenti inseriscono l’ordine dal cliente e l’ufficio lo trova già pronto. Alla fine del mese le provvigioni non sono più una discussione.»
I moduli usati.
Forza vendita e provvigioni
Gli ordini arrivano per telefono, per WhatsApp, via email, scritti su un blocchetto. A fine mese l’ufficio ricostruisce chi ha venduto cosa, calcola le provvigioni su un foglio condiviso e ogni tanto qualcuno contesta una cifra. È un lavoro che si può togliere dalle spalle di tutti.
Scopri il modulo →Magazzino e inventario
Un magazzino gestito bene è quello in cui il numero sul gestionale coincide con quello sugli scaffali. Succede raramente quando i carichi si registrano a fine giornata, gli scarichi a memoria e l’inventario a fine anno con un foglio di calcolo.
Scopri il modulo →Fatturazione elettronica
Dal 2019 la fattura elettronica tra imprese passa dal Sistema di Interscambio (SdI). Per molte PMI questo ha voluto dire un programma in più, un portale in più e un file in più da gestire a parte. Nel gestionale che costruiamo, invece, la fattura è l’ultimo passaggio di un flusso che hai già compilato: ordine, DDT, intervento, contratto.
Scopri il modulo →Dashboard e report
Quanto hai fatturato questo mese rispetto allo stesso periodo dell’anno scorso? Quanto devi ancora incassare e da chi? Quali commesse stanno consumando più ore di quante ne hai preventivate? Se per rispondere devi unire tre esportazioni, il problema non sei tu.
Scopri il modulo →Altri casi.
Tutti i casi →Azienda ittica all’ingrosso: lotti, DDT e fatturazione differita in un solo flusso
L’azienda serve ristoranti, pescherie e piccola distribuzione con consegne quotidiane. I lotti si registravano su un quaderno e su un foglio di calcolo, i prezzi del giorno venivano comunicati a voce e i DDT preparati in magazzino venivano ricopiati in ufficio per la fatturazione. A fine mese due persone dedicavano più giorni a raccogliere i DDT e comporre le fatture differite, e ricostruire a chi fosse andato un lotto richiedeva una ricerca tra documenti cartacei.
- tempo di preparazione dei DDT
- −60%
- per la fatturazione differita di fine mese
- 3 giorni → 1
Servizi in abbonamento: contratti, rinnovi e fatture ricorrenti senza fogli di calcolo
L’azienda gestisce alcune centinaia di contratti di servizio con scadenze, importi e condizioni di rinnovo diversi. Le date stavano in un foglio di calcolo aggiornato da una sola persona e le fatture dei canoni si compilavano a mano ogni mese. Qualche rinnovo sfuggiva, alcune disdette si scoprivano a fatture già emesse e i solleciti partivano quando l’amministrazione trovava il tempo di controllare gli incassi.
- tempo per la fatturazione dei canoni
- −70%
- per controllare e inviare le fatture ricorrenti del mese
- 1 mattina → 30 minuti
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