Servizi in abbonamento: contratti, rinnovi e fatture ricorrenti senza fogli di calcolo
- Cliente
- Azienda di servizi in abbonamento
- Settore
- Servizi in abbonamento
- Luogo
- Provincia di Treviso
- Durata del progetto
- 3 mesi
La sfida.
L’azienda gestisce alcune centinaia di contratti di servizio con scadenze, importi e condizioni di rinnovo diversi. Le date stavano in un foglio di calcolo aggiornato da una sola persona e le fatture dei canoni si compilavano a mano ogni mese. Qualche rinnovo sfuggiva, alcune disdette si scoprivano a fatture già emesse e i solleciti partivano quando l’amministrazione trovava il tempo di controllare gli incassi.
La soluzione.
- 01
Contratto come scheda centrale
Ogni contratto raccoglie servizio, periodicità, importo, regole di rinnovo e storico delle modifiche, collegato alla scheda del cliente.
- 02
Fatture dei canoni generate alla scadenza
Alla data prevista il gestionale prepara le fatture dei canoni. L’amministrazione controlla l’elenco, esclude le eccezioni e conferma l’invio allo SdI.
- 03
Promemoria di rinnovo
Un elenco dei contratti in scadenza nei mesi successivi assegna a ogni commerciale i clienti da ricontattare, con la regola di rinnovo già visibile.
- 04
Scadenzario e solleciti
Le fatture non incassate si evidenziano per cliente e anzianità, e il sollecito parte dalla scheda con il testo già predisposto.
I risultati.
- tempo per la fatturazione dei canoni
- −70%
- per controllare e inviare le fatture ricorrenti del mese
- 1 mattina → 30 minuti
- dei contratti in scadenza visibili con 90 giorni di anticipo
- 100%
- fatture scadute da più di 30 giorni dopo i primi mesi
- −30%
«Il file delle scadenze lo aggiornava una persona sola, e se era in ferie nessuno sapeva niente. Ora i rinnovi li vediamo tutti, con mesi di anticipo.»
I moduli usati.
Fatturazione elettronica
Dal 2019 la fattura elettronica tra imprese passa dal Sistema di Interscambio (SdI). Per molte PMI questo ha voluto dire un programma in più, un portale in più e un file in più da gestire a parte. Nel gestionale che costruiamo, invece, la fattura è l’ultimo passaggio di un flusso che hai già compilato: ordine, DDT, intervento, contratto.
Scopri il modulo →CRM e gestione clienti
Quando ti chiama un cliente, quante cartelle e quanti file devi aprire per sapere chi è, cosa ha ordinato, cosa gli hai promesso e cosa ti deve? Se la risposta è «dipende da chi risponde al telefono», il problema non è la memoria dei tuoi collaboratori: le informazioni sono sparse.
Scopri il modulo →Dashboard e report
Quanto hai fatturato questo mese rispetto allo stesso periodo dell’anno scorso? Quanto devi ancora incassare e da chi? Quali commesse stanno consumando più ore di quante ne hai preventivate? Se per rispondere devi unire tre esportazioni, il problema non sei tu.
Scopri il modulo →Altri casi.
Tutti i casi →Azienda ittica all’ingrosso: lotti, DDT e fatturazione differita in un solo flusso
L’azienda serve ristoranti, pescherie e piccola distribuzione con consegne quotidiane. I lotti si registravano su un quaderno e su un foglio di calcolo, i prezzi del giorno venivano comunicati a voce e i DDT preparati in magazzino venivano ricopiati in ufficio per la fatturazione. A fine mese due persone dedicavano più giorni a raccogliere i DDT e comporre le fatture differite, e ricostruire a chi fosse andato un lotto richiedeva una ricerca tra documenti cartacei.
- tempo di preparazione dei DDT
- −60%
- per la fatturazione differita di fine mese
- 3 giorni → 1
Impresa termoidraulica: interventi pianificati e rapportini firmati sul tablet
L’impresa ha una squadra di tecnici che ogni giorno fa interventi di assistenza e manutenzioni periodiche. Le richieste arrivavano da più telefoni e si annotavano su fogli, i rapportini cartacei tornavano in ufficio a fine settimana e le scadenze dei controlli ai generatori stavano in un registro. La fatturazione degli interventi slittava di giorni e qualche ricambio usato non veniva mai addebitato.
- tra intervento e fattura emessa
- 5 giorni → 1
- tempo di amministrazione dedicato ai rapportini
- −50%
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