Impresa termoidraulica: interventi pianificati e rapportini firmati sul tablet
- Cliente
- Impresa termoidraulica
- Settore
- Termoidraulica
- Luogo
- Provincia di Padova
- Durata del progetto
- 4 mesi
La sfida.
L’impresa ha una squadra di tecnici che ogni giorno fa interventi di assistenza e manutenzioni periodiche. Le richieste arrivavano da più telefoni e si annotavano su fogli, i rapportini cartacei tornavano in ufficio a fine settimana e le scadenze dei controlli ai generatori stavano in un registro. La fatturazione degli interventi slittava di giorni e qualche ricambio usato non veniva mai addebitato.
La soluzione.
- 01
Scheda intervento e agenda dei tecnici
Ogni richiesta diventa una scheda con cliente, impianto e urgenza, assegnata a un tecnico in agenda. Il tecnico la riceve sul telefono con lo storico dell’impianto.
- 02
Rapportino digitale con firma
Il tecnico compila ore, lavori e materiali sul posto, aggiunge foto e fa firmare il cliente sullo schermo. Il PDF arriva subito in ufficio e al cliente.
- 03
Manutenzioni programmate
Le scadenze dei controlli generano automaticamente gli interventi in agenda, con promemoria per avvisare il cliente.
- 04
Ricambi scaricati dal furgone
I materiali indicati nel rapportino si scaricano dalla giacenza del furgone e arrivano alla fattura senza essere ricopiati.
I risultati.
- tra intervento e fattura emessa
- 5 giorni → 1
- tempo di amministrazione dedicato ai rapportini
- −50%
- delle scadenze dei controlli visibili in agenda
- 100%
- i ricambi usati finiscono in fattura, senza dimenticanze
- Tutti
«Prima i fogli arrivavano il venerdì sera, mezzi illeggibili. Ora il cliente firma sul tablet e in ufficio so già cosa fatturare.»
I moduli usati.
Gestione interventi e assistenza
Un cliente chiama perché la caldaia non parte. Chi risponde annota su un foglio, poi sul calendario, poi telefona al tecnico, che a sua volta deve ricordarsi cosa ha già fatto l’ultima volta. Ogni passaggio è un punto in cui qualcosa si può perdere.
Scopri il modulo →Rapportini digitali
Il rapportino cartaceo ha un problema semplice: finisce sul cruscotto del furgone, in una tasca o in un cassetto, e arriva in ufficio due giorni dopo, con una grafia che nessuno decifra. Quando arriva, è tardi per correggere un errore e per fatturare in tempo.
Scopri il modulo →Magazzino e inventario
Un magazzino gestito bene è quello in cui il numero sul gestionale coincide con quello sugli scaffali. Succede raramente quando i carichi si registrano a fine giornata, gli scarichi a memoria e l’inventario a fine anno con un foglio di calcolo.
Scopri il modulo →Fatturazione elettronica
Dal 2019 la fattura elettronica tra imprese passa dal Sistema di Interscambio (SdI). Per molte PMI questo ha voluto dire un programma in più, un portale in più e un file in più da gestire a parte. Nel gestionale che costruiamo, invece, la fattura è l’ultimo passaggio di un flusso che hai già compilato: ordine, DDT, intervento, contratto.
Scopri il modulo →Altri casi.
Tutti i casi →Azienda ittica all’ingrosso: lotti, DDT e fatturazione differita in un solo flusso
L’azienda serve ristoranti, pescherie e piccola distribuzione con consegne quotidiane. I lotti si registravano su un quaderno e su un foglio di calcolo, i prezzi del giorno venivano comunicati a voce e i DDT preparati in magazzino venivano ricopiati in ufficio per la fatturazione. A fine mese due persone dedicavano più giorni a raccogliere i DDT e comporre le fatture differite, e ricostruire a chi fosse andato un lotto richiedeva una ricerca tra documenti cartacei.
- tempo di preparazione dei DDT
- −60%
- per la fatturazione differita di fine mese
- 3 giorni → 1
Servizi in abbonamento: contratti, rinnovi e fatture ricorrenti senza fogli di calcolo
L’azienda gestisce alcune centinaia di contratti di servizio con scadenze, importi e condizioni di rinnovo diversi. Le date stavano in un foglio di calcolo aggiornato da una sola persona e le fatture dei canoni si compilavano a mano ogni mese. Qualche rinnovo sfuggiva, alcune disdette si scoprivano a fatture già emesse e i solleciti partivano quando l’amministrazione trovava il tempo di controllare gli incassi.
- tempo per la fatturazione dei canoni
- −70%
- per controllare e inviare le fatture ricorrenti del mese
- 1 mattina → 30 minuti
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