Tracciabilità dei lotti nel settore ittico: dal carico al DDT senza quaderni

Chi lavora il pesce vive di ritmi stretti. La merce arriva la mattina presto, si prepara, si consegna in giornata, e il giorno dopo si ricomincia. In mezzo c’è un obbligo che non si può rimandare: sapere da dove arriva ogni cassetta e a chi è stata consegnata. È la tracciabilità, e nel settore ittico è parte del lavoro quotidiano, non un adempimento da fine anno.

In questo articolo parliamo di come si gestiscono i lotti in un’azienda ittica all’ingrosso o di trasformazione, di dove le cose si complicano e di come un gestionale può rendere la tracciabilità una conseguenza del lavoro, invece che un lavoro in più. Una premessa: i requisiti normativi e sanitari vanno sempre verificati con il tuo consulente e con le autorità competenti. Qui parliamo di organizzazione del lavoro e di software, non di consulenza legale.

Cos’è la tracciabilità, in termini pratici

La normativa europea sulla sicurezza alimentare prevede che gli operatori del settore siano in grado di individuare da chi hanno ricevuto un prodotto e a chi lo hanno fornito. Tradotto in lavoro quotidiano: ogni carico ha un fornitore, una data e un lotto; ogni consegna deve poter essere ricondotta ai lotti da cui proviene la merce. Se un lotto risulta problematico, devi poter dire in poco tempo dove è finito.

Per i prodotti della pesca esistono inoltre informazioni da riportare in etichetta e sui documenti, come la denominazione commerciale, il metodo di produzione e la zona di cattura. Quali dati servano per i tuoi prodotti e come vadano riportati è materia da verificare con il tuo consulente e con le indicazioni dell’autorità: il gestionale deve essere configurato su quelle regole, non il contrario.

Dove la tracciabilità «a mano» si rompe

• Il quaderno dei lotti. Utile, ma separato dai documenti. Per sapere a chi è andato un lotto bisogna incrociare quaderno e DDT, a mano.
• Il foglio di calcolo. Meglio del quaderno, ma aggiornato a fine giornata, da una persona, con il rischio di dimenticanze.
• Lo stesso prodotto da più lotti. Un ordine di cassette può essere evaso con merce di due carichi diversi. Se il DDT non lo riporta, l’informazione si perde.
• Peso variabile. Si ordina a cassette, si consegna a peso reale. Se il sistema non gestisce le due unità, i conti si fanno a mano e gli errori si moltiplicano.
• Tempo. Il pesce non aspetta. Se la registrazione del lotto è un’operazione lunga, nelle ore di punta viene rimandata, e la tracciabilità è la prima cosa a saltare.

L’idea: il lotto si registra una volta, al carico

Il principio più utile è che la tracciabilità deve costruirsi mentre si lavora, non dopo. Nel gestionale, il percorso è questo.

1. Al carico si registra la merce in arrivo con fornitore, data, lotto e i dati utili all’etichettatura. Se la merce arriva con un documento del fornitore, i dati si riportano da lì, senza ridigitarli.
2. In preparazione chi prepara l’ordine sceglie da quale lotto scarica, magari con un tablet in magazzino, e inserisce il peso effettivo.
3. Nel DDT compaiono i lotti da cui è partita la merce, insieme ai pesi reali. Il documento è già completo quando esce dal magazzino.
4. In fattura arrivano le quantità effettive, senza trascrizioni. Per la fatturazione differita di fine mese, l’elenco dei DDT ancora da fatturare è sempre pronto.
5. Alla consultazione basta cercare un lotto per vedere dove è andato, o aprire una consegna per vedere da quali lotti proviene.

Il risultato è che la domanda «a chi ho consegnato questo lotto?» ha una risposta in pochi minuti, e non in una mattinata di ricerche tra documenti. Il modulo che descrive questo flusso è il magazzino.

Il prezzo del giorno, e gli altri nodi del settore

La tracciabilità è la parte più delicata, ma non è la sola che rende speciale il settore ittico. Ci sono altre complicazioni che un gestionale generico fatica a seguire:

• Il listino cambia ogni giorno. Aggiornarlo una volta al mattino e trovarlo applicato su ordini e DDT evita le discussioni di fine mese. I clienti con condizioni particolari hanno il loro listino.
• Vendita a peso e unità diverse. Ordinare in cassette, consegnare a peso reale, fatturare al chilo: il sistema deve convertire senza far rifare i conti.
• DDT scritti due volte. Il DDT preparato in magazzino e poi ricopiato in ufficio: tempo perso, proprio nelle ore più frenetiche.
• Fatturazione differita. Centinaia di DDT per decine di clienti, da raggruppare e controllare. Ne parliamo in fatturazione elettronica integrata nel gestionale.
• Scadenze e giacenze. Un prodotto fresco ha poco tempo: sapere cosa c’è, quanto e fino a quando è vendibile, orienta gli acquisti e le offerte.

Il tablet in magazzino

La parte pratica decisiva è dove si registra. Se per scegliere un lotto il magazziniere deve andare in ufficio, non lo farà. Se ha un tablet o uno smartphone con le sole operazioni che servono (ordini del giorno, scelta del lotto, peso, DDT), la registrazione diventa parte del gesto. L’ambiente conta: umidità, guanti, freddo, mani bagnate. Le schermate vanno pensate per questo, con pulsanti grandi e pochi passaggi, e il dispositivo scelto di conseguenza. Quale dispositivo e quale protezione siano adatti al tuo magazzino lo verifichiamo sul posto, non a tavolino.

Quello che il gestionale non sostituisce

Per onestà: il gestionale gestisce l’informazione, non sostituisce le procedure di sicurezza alimentare. Il piano di autocontrollo, la gestione della catena del freddo, le verifiche e le registrazioni richieste restano responsabilità tua e del tuo consulente. Il software aiuta a registrare e ritrovare i dati, ma non decide cosa deve essere registrato. Per questo la prima cosa che facciamo è chiederti quali informazioni usi oggi e quali richiede il tuo consulente.

Da dove cominciare

1. Scrivi il percorso di un lotto, dall’arrivo alla consegna, indicando chi fa cosa e su quale supporto.
2. Raccogli i documenti veri: un documento del fornitore, un DDT, un foglio dei lotti, una fattura differita.
3. Elenca le informazioni obbligatorie per i tuoi prodotti, insieme al tuo consulente.
4. Chiediti dove si perde tempo: nella ricerca dei lotti, nei DDT ricopiati, nella fatturazione di fine mese?
5. Parti dal flusso principale, per esempio carico, DDT e fattura, e aggiungi il resto dopo.

Se oggi tieni anche altri registri separati, il ragionamento sugli errori più comuni è nell’articolo su gestione del magazzino: errori comuni nelle PMI.

Un esempio di progetto

Un esempio: un’azienda ittica all’ingrosso che serve ristoranti, pescherie e piccola distribuzione con consegne quotidiane. I lotti si registravano su un quaderno e su un foglio, i prezzi del giorno si comunicavano a voce e i DDT venivano ricopiati in ufficio. Nel progetto descritto nel caso di esempio sull’azienda ittica, il lotto si registra al carico, si sceglie in preparazione, compare sul DDT e la fatturazione differita parte dai documenti già pronti. È un caso costruito come esempio, con dati ancora in verifica. Per chi lavora nel settore, la pagina sul gestionale per aziende ittiche riassume i problemi tipici e le soluzioni.

In sintesi

• La tracciabilità funziona quando si costruisce mentre si lavora: lotto al carico, scelta in preparazione, lotto sul DDT.
• Il tablet in magazzino è ciò che rende la registrazione davvero praticabile.
• Listino del giorno, peso effettivo e fatturazione differita fanno parte dello stesso flusso.
• Il gestionale registra e ritrova i dati, ma le procedure di sicurezza alimentare restano da definire con il tuo consulente.

Se lavori nel settore ittico e vuoi capire come potrebbe essere la tracciabilità dei lotti nel tuo gestionale, il primo incontro è gratuito e senza impegno. Porta un DDT, il foglio dei lotti e una fattura differita come li usi oggi. Scrivici o chiamaci, ci vediamo a San Donà di Piave, da te o in videochiamata.