Fatturazione elettronica integrata nel gestionale: SdI, fatture attive e passive

Dal 1° gennaio 2019 la fattura elettronica tra imprese è un obbligo: il documento si genera in un formato strutturato e passa dal Sistema di Interscambio, il cosiddetto SdI. Per molte PMI questo ha voluto dire un programma in più, un portale in più e una lunga serie di passaggi manuali. Quasi sempre funziona, ma lascia aperta una domanda: ha senso che la fatturazione viva in un programma separato dal resto dell’azienda?

In questo articolo vediamo cosa cambia quando la fatturazione elettronica è dentro il gestionale, per le fatture che emetti e per quelle che ricevi.

Il problema della fatturazione «a parte»

Se oggi fatturi con un programma o un portale separato, probabilmente conosci già il percorso: ordini e documenti di trasporto si gestiscono in un posto, poi qualcuno ricopia clienti, righe e importi nel programma di fatturazione. Ogni passaggio manuale è un’occasione di errore, e ogni errore ha un effetto concreto: una fattura scartata, un prezzo sbagliato, una nota di credito da emettere, una telefonata al cliente.

Ci sono poi due conseguenze meno visibili. La prima è la doppia anagrafica: i clienti stanno in due posti, e quando cambia un indirizzo o un codice destinatario va aggiornato due volte. La seconda è lo scollamento tra ciò che consegni e ciò che fatturi: un DDT che resta fuori, un ricambio non addebitato, un servizio erogato e mai fatturato.

Cosa vuol dire «integrata»

Integrata significa che la fattura è l’ultimo anello di una catena che hai già compilato. Parte da un documento esistente (ordine, DDT, intervento, contratto) e ne eredita cliente, righe, prezzi e condizioni di pagamento. Non la compili: la controlli.

Nel gestionale che costruiamo questo vale per i casi tipici:

• Fattura da ordine o da DDT. Selezioni il documento e la fattura si prepara da sola.
• Fatturazione differita. A fine mese raggruppi i DDT di ogni cliente in una sola fattura, con l’elenco dei documenti ancora da fatturare sempre davanti.
• Fattura da intervento. Ore, materiali e ricambi del rapportino arrivano in fattura senza essere ricopiati.
• Fatture ricorrenti da contratto. Canoni e abbonamenti si preparano alla scadenza, tu confermi l’elenco. Ne parliamo in fatturazione ricorrente per contratti in abbonamento.

Le fatture attive: invio e esiti

Una volta pronta, la fattura parte dal gestionale verso lo SdI. L’invio non è l’ultimo passo: lo SdI risponde con un esito, e quell’esito è un’informazione che devi poter vedere subito. Le risposte più comuni sono tre:

• Consegnata: il documento è arrivato al destinatario.
• Scartata: c’è un errore formale (per esempio un dato obbligatorio mancante o non valido) e la fattura va corretta e reinviata.
• Non recapitata: lo SdI non è riuscito a consegnarla all’indirizzo indicato dal destinatario.

Nel gestionale, gli esiti tornano sulla scheda della fattura. Se un documento viene scartato lo vedi subito, con il motivo indicato, lo correggi e lo reinvii. Molti errori si possono anche intercettare prima dell’invio, con controlli sui campi obbligatori: una partita IVA incompleta, un codice destinatario mancante. Una fattura scartata non è un dramma, ma ignorarla sì: per questo conta avere gli esiti sotto gli occhi e non in un portale a parte.

I termini e le regole di emissione dipendono dal tipo di operazione e possono cambiare nel tempo: le verifichiamo sempre insieme al tuo commercialista in fase di analisi, senza dare nulla per scontato.

Le fatture passive: dal fornitore al magazzino

Le fatture dei fornitori arrivano tramite lo SdI. Se restano in una casella di posta o in un portale, qualcuno deve aprirle, leggerle e riportare i dati. Con il gestionale il flusso è inverso: le fatture vengono importate e abbinate all’anagrafica del fornitore, e puoi collegarle agli ordini d’acquisto o ai documenti di carico.

Il vantaggio pratico è il controllo: puoi verificare che ciò che il fornitore ti ha fatturato corrisponda a ciò che hai ricevuto, per quantità e prezzo. Se arrivano 120 chili e la fattura ne riporta 130, lo vedi prima di pagare. Per chi gestisce il magazzino o i costi delle commesse, le fatture passive collegate ai carichi e ai cantieri sono il modo per avere costi reali e non stimati. Un esempio di uso è nell’articolo su commesse e SAL per l’impresa edile.

Scadenzario, solleciti e commercialista

Quando le fatture vivono nel gestionale, alcune funzioni nascono quasi da sole:

• Scadenzario. Ogni fattura emessa entra nell’elenco di ciò che devi incassare, per cliente e per anzianità.
• Solleciti. Dal cliente con una fattura in ritardo parte il sollecito, con lo storico dei contatti già a portata di mano.
• Esportazione per il commercialista. Fatture attive e passive del periodo si esportano nel formato che usa il tuo studio, senza preparare elenchi a mano.

Il commercialista, di norma, non deve cambiare il suo modo di lavorare: se ha esigenze specifiche sul tracciato o sulla periodicità, le raccogliamo all’inizio e le teniamo presenti nello sviluppo. Anche per la conservazione dei documenti, cioè come e dove vengono archiviati a norma, non diamo nulla per scontato: dipende da come ti appoggi oggi e da cosa prevede il tuo consulente, e lo definiamo nel preventivo.

Casi particolari: note di credito, bollo, ritenute

La fatturazione ha le sue eccezioni: note di credito, bollo virtuale, ritenute, split payment, esenzioni, diversi regimi di IVA. Un gestionale su misura non deve conoscerle tutte a priori, deve conoscere le tue. In analisi chiediamo un esempio per ogni tipo di fattura che emetti e lo proviamo con il tuo commercialista prima dell’avvio. Per questo è utile arrivare al primo incontro con fatture vere, anche anonimizzate: da quelle si capisce cosa serve.

Quando conviene tenere il programma che hai

Non sempre integrare è la scelta giusta. Se il tuo programma di fatturazione funziona bene e ti manca solo il collegamento con ordini e magazzino, si può valutare uno scambio di dati, sempre che il programma offra un modo per farlo. Se invece oggi tieni due anagrafiche e passi la giornata a ricopiare, fatturare dal gestionale stesso elimina il problema alla radice. Il giudizio si fa guardando come lavori, non secondo una regola fissa. Per le domande più frequenti su SdI, commercialista e archiviazione c’è la pagina delle domande frequenti, e per l’elenco completo di cosa comprende il modulo c’è la pagina sulla fatturazione elettronica integrata.

Un esempio concreto: la fatturazione differita

Un esempio: un’azienda ittica all’ingrosso che consegna ogni giorno a ristoranti e pescherie e a fine mese deve comporre le fatture differite raccogliendo i DDT per cliente. Se i DDT stanno su carta o in un file, quel lavoro occupa più giorni e ha sempre il rischio di dimenticarne uno. Con i DDT nel gestionale, l’elenco dei documenti da fatturare è già pronto, le fatture si compongono in pochi passaggi e vanno allo SdI dopo un controllo. Il progetto è descritto nel caso di esempio sull’azienda ittica, che va letto come esempio costruito e non come scheda di un cliente certificato.

Cosa chiedere quando valuti una soluzione

1. La fattura nasce da ordini, DDT o contratti già registrati, o devo ricompilarla?
2. Gli esiti dello SdI tornano sul documento, in modo visibile?
3. Come vengono gestite le fatture dei fornitori e come si abbinano agli acquisti?
4. I casi particolari che uso (note di credito, bollo, ritenute, split payment) sono previsti?
5. Posso esportare tutto per il mio commercialista, nel formato che usa?
6. Come funzionano archiviazione e conservazione dei documenti?

Se un fornitore risponde con chiarezza a queste sei domande, stai già confrontando soluzioni su basi solide.

Il punto

La fatturazione elettronica è un obbligo che ormai fa parte della routine, ma questo non significa che debba restare un lavoro a parte. Quando la fattura nasce dal lavoro già registrato, si riducono le ridigitazioni, gli errori e le dimenticanze, e si guadagna una visione chiara di cosa hai emesso, cosa hai incassato e cosa devi ancora ricevere o pagare. Per capire come questo si inserisce in un gestionale completo c’è la pagina sul gestionale su misura.

Se vuoi capire come sarebbe la tua fatturazione dentro il gestionale, il primo incontro è gratuito e senza impegno. Porta due o tre fatture reali e parliamone: scrivici o chiamaci, ci vediamo a San Donà di Piave, da te o in videochiamata.